Wie nutze ich E-Mailvorlagen und E-Mailketten in Daylite?

ProductivityTools ist die Daylite-Erweiterung von iOSXpert und bündelt zahlreiche nützliche Zusatzfunktionen für Ihren Arbeitsalltag. Mit den E-Mail-Vorlagen der ProductivityTools erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für E-Mails und versenden diese direkt aus Daylite an Ihre Kontakte. Mit einer E-Mailkette lassen sich mehrere dieser Vorlagen zeitversetzt an einen oder mehrere Kontakte senden.

Einen Überblick über das gesamte Plugin finden Sie im Artikel Was sind die ProductivityTools? Wenn Sie eine große Anzahl von E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden möchten, beispielsweise einen Newsletter, empfehlen wir Ihnen dies mit dem Plugin Marketing&Chat abzubilden.

Inhaltsverzeichnis

E-Mail-Vorlagen

• Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage?
• Wie erstelle ich Vorlagen mit Formular-, Projekt- und Zoom-Daten?
• Wie aktiviere bzw. deaktiviere ich E-Mail-Vorlagen?
• Wie benutze ich eine E-Mail-Vorlage?
• Wie filtere ich E-Mail-Vorlagen?
• Was sind HTML-Vorlagen?

E-Mailketten

• Was sind E-Mailketten?
• Wie erstelle ich eine E-Mailkette?
• Wie nutze ich E-Mailketten mit Missive?
• Wie nutze ich E-Mailketten mit Outlook?

E-Mail-Vorlagen

Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage?

Um eine Vorlage für E-Mails zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Plug-Ins -> ProductivityTools -> Einstellungen -> E-Mail Vorlagen
2. Erstellen Sie eine neue Vorlage für E-Mail oder duplizieren Sie eine bestehende Vorlage
3. Passen Sie die Vorlage entsprechend Ihren Wünschen an
4. Sie haben hier auch die Möglichkeit, Ihre Vorlage im HTML-Format zu erstellen
5. Fügen Sie Merge-Keys (Platzhalter / Variablen) aus der Bibliothek per Drag & Drop ein, um Informationen aus Daylite Datensätzen einzufügen (Beispiel: Firmenname)
   
6. Formatieren Sie den Text
7. Vergeben Sie einen Titel, eine Beschreibung und einen Betreff
8. Stellen Sie die Sprache der Vorlage ein, das Datums- und Uhrzeit-Format wird entsprechend automatisch angepasst
9. Speichern Sie die Vorlage

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um einen Hyperlink in eine Vorlage einzufügen:

1. Markieren Sie das Wort bzw. die Wörter, die einen Link enthalten sollen
2. Navigieren Sie im Menü zu Bearbeiten -> Format -> Link bearbeiten
3. Fügen Sie den gewünschten Link im Feld Ziel des Links ein und klicken Sie OK

Wie erstelle ich Vorlagen mit Formular-, Projekt- und Zoom-Daten?

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie in einer Vorlage für E-Mails Informationen von Formularen, Projekten oder der Zoom-Integration verwenden.

Um Projekt-, Formular- oder Zoom-Informationen in einer Vorlage für E-Mails zu verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Plugins -> ProductivityTools -> Einstellungen -> E-Mail Vorlagen
2. Erstellen Sie eine neue Vorlage für E-Mail oder wählen Sie eine bestehende Vorlage
3. Passen Sie die Vorlage entsprechend Ihren Wünschen an
4. Fügen Sie Merge-Keys (Platzhalter / Variablen) aus der Bibliothek per Drag & Drop ein, um Informationen aus Daylite Datensätzen einzufügen (Beispiel: Firmenname)
   • Merge-Keys für Informationen von Projekten und Formularen finden Sie in den entsprechenden Bereichen in der Bibliothek
   • Merge-Keys für Informationen von Zoom finden Sie unter Termin -> Zoom
     
5. Speichern Sie die Vorlage

Für Zoom wird bei der Integration zudem eine fertige Vorlage für die ProductivityTools mitgeliefert, welche die Zoom-Informationen beinhaltet.

Wie aktiviere bzw. deaktiviere ich E-Mail-Vorlagen?

Die Funktion, Vorlagen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, dient dazu, dass die Liste der angezeigten Vorlagen im Versand-Dialog innerhalb der ProductivityTools übersichtlich bleibt.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Daylite Menüleiste Plugins und navigieren zu ProductivityTools -> Einstellungen -> E-Mail Vorlagen
2. Wählen Sie in der Spalte Aktiv, ob eine Vorlage für Sie aktiviert oder deaktiviert sein soll
   

Anschließend werden Ihnen beim Ausführen der Aktion nur die aktivierten Vorlagen angezeigt. Diese Einstellungen sind benutzerbezogen, sodass jeder Benutzer die für sich relevanten Vorlagen aktivieren kann.

Wie benutze ich eine E-Mail-Vorlage?

Um eine Vorlage für E-Mails zu verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Führen Sie einen Rechtsklick auf dem gewünschten Daylite Datensatz aus.
   
2. Wählen Sie im Kontextmenü E-Mail aus Vorlage versenden (iOSXpert) bzw. E-Mail aus Vorlage an xxx senden (iOSXpert). Sollten diese Einträge ausgegraut sein, bedeutet dies, dass keine Person mit einer E-Mail-Adresse vorhanden ist.
3. Nun wird Ihnen ein Dialog zur Auswahl der Vorlage angezeigt.
   
4. Neben einem Suchfeld stehen Ihnen auch die Filterkriterien Team und Sprache zur Verfügung. Eine Vorschau der gewählten Vorlage wird Ihnen rechts angezeigt.
   
5. Hat ein Empfänger mehrere E-Mail-Adressen, können Sie per Drop-Down-Menü die gewünschte Adresse auswählen. Soll ein bestimmter Kontakt doch keine E-Mail erhalten, können Sie den Versand für diesen Kontakt per Klick auf den Namen unterdrücken.
6. Mit den E-Mail-Clients Missive und Outlook können Sie eine E-Mail terminieren. Hier erfahren Sie, wie Sie das mit Missive tun, und hier, wie Sie das mit Outlook tun.
7. Senden Sie die Mail über die Schaltfläche Senden ab.

Wie filtere ich E-Mail-Vorlagen?

Beim Erstellen einer Vorlage können Sie eine Sprache und ein Team auswählen. Wenn Sie eine E-Mailvorlage versenden möchten, können Sie diese nach Team und Sprache filtern, oder über die Suchleiste den Titel der Vorlage eingeben, um die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten zu verringern.

Was sind HTML-Vorlagen?

Die Nutzung von HTML in E-Mails ist dann sinnvoll, wenn Sie Texte mit Bildern oder anderen Inhalten in einer optisch ansprechenden Variante präsentieren möchten. Die Erstellung von HTML-Vorlagen setzt Kenntnisse in HTML voraus.

Eine E-Mail unter Verwendung von HTML könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Gerne bieten wir Ihnen die Erstellung von individuellen HTML-Templates an. Vereinbaren Sie gerne einen kostenlosen Termin mit uns, um zu besprechen, wie Ihre Vorlage aussehen könnte.

E-Mailketten

Was sind E-Mailketten?

Mit einer E-Mailkette lassen sich mehrere E-Mail-Vorlagen mit einem zeitlichen Versatz an einen oder mehrere Kontakte versenden.

E-Mailketten können derzeit nur mit den beiden E-Mail-Programmen Missive und Outlook versendet werden. Wie Sie eine E-Mailkette mit dem jeweiligen Programm nutzen, erfahren Sie in den Abschnitten Wie nutze ich E-Mailketten mit Missive? und Wie nutze ich E-Mailketten mit Outlook?.

Wie erstelle ich eine E-Mailkette?

Diese Funktion steht Ihnen nur in Verbindung mit Missive zur Verfügung. Um eine E-Mailkette zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im Menü zu Plug-Ins -> ProductivityTools -> Einstellungen -> E-Mail Vorlagen
2. Klicken Sie auf den Reiter E-Mail
   
3. Scrollen Sie nach unten zu E-Mail-Ketten
   
4. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Kette durch Drücken auf das Plus-Symbol
   
5. Vergeben Sie einen Namen für die E-Mail-Kette und wählen Sie den Objekttyp aus, auf den die E-Mail-Kette angewendet werden soll
   
6. Markieren Sie die E-Mail-Kette und wählen Sie über das Plus-Symbol unter dem Fenster E-Mail-Vorlagen eine bereits erstellte Vorlage aus.
   
   Hinweis: An dieser Stelle können Sie keine neue Vorlage für Ihre E-Mail-Kette erstellen. Sie können lediglich aus bereits vorhandenen E-Mail-Vorlagen innerhalb der ProductivityTools auswählen.
7. Wählen Sie den Versandzeitpunkt aus über die Funktion Tage ab heute
8. Automatisch steht dort Tage ab heute: 0. Sollten Sie nichts daran ändern, wird die erste E-Mail der E-Mail-Kette automatisch 15 Minuten später versendet.
   
9. Sollten Sie die Mail später versenden wollen, können Sie die Anzahl der Tage manuell anpassen und auch die Uhrzeit selbst einstellen.
   
10. Durch Setzen des Hakens bei Verwerfen bei Antwort stoppen Sie die weiteren Mails der E-Mail-Kette, sobald der Empfänger auf die erste E-Mail direkt antworten sollte. Diese Funktion ist somit erst ab der zweiten E-Mail in der Kette anwendbar, da es immer eine initiale Mail geben muss, auf die geantwortet werden kann (= Mail 1 in der Kette).
    
11. Möchten Sie Ihrer E-Mail-Kette weitere E-Mails hinzufügen, können Sie über das Plus-Symbol unter E-Mail-Vorlagen eine weitere Vorlage auswählen.
    
12. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 10, um den Versandzeitpunkt und weitere Einstellungen für die übrigen E-Mails Ihrer Kette zu definieren.

Hinweis: Jede Kette kann nur einen Objekttyp (Person, Projekt, Verkaufschance, Termin) haben. Sollten einige E-Mail-Vorlagen ausgegraut sein, können Sie diese nicht auswählen, weil die ausgewählte Vorlage Variablen (Merge-Keys) enthält, die nicht auf den von Ihnen ausgewählten Objekttyp anwendbar sind.

Wie nutze ich E-Mailketten mit Missive?

Um eine E-Mailkette zu versenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Markieren Sie ein oder mehrere Daylite Objekte (Kontakte, Termine, Projekte, Chancen, Formulare)
2. Nutzen Sie die rechte Maustaste -> E-Mail-Kette senden
   Hinweis: Wie Sie die Rechte-Maustaste-Aktionen konfigurieren, erfahren Sie hier.
   
3. Wählen Sie im Vorschaufenster eine E-Mailkette aus
   
4. Über die Pfeiltasten rechts oben können Sie die Vorlagen der ausgewählten E-Mailkette ansehen
5. Wählen Sie die Empfänger aus
6. Sie können im Vorschaufenster Missive-Schlagworte (Labels) vergeben, nach denen Sie später in Missive filtern können. Standardmäßig wird das Schlagwort „Daylite-Mail-Chain“ vergeben.
7. Klicken Sie die Schaltfläche Senden, um die E-Mailkette an Missive zu übergeben
   
8. Es öffnet sich ein neuer Entwurf in Missive mit dem Schlagwort Daylite Mail Chain, der alle Mails der E-Mailkette enthält
   
9. In diesem Entwurf sehen Sie die einzelnen, geplanten Mails der E-Mailkette mit ihrem geplanten Versanddatum. Über discard können Sie auch einzelne E-Mails wieder verwerfen
10. In Daylite wird am ausgewählten Objekt eine Notiz erstellt, die auf die E-Mailkette hinweist. Von dort aus können Sie die E-Mailkette ebenfalls über einen Link in Missive öffnen
    

Wie nutze ich E-Mailketten mit Outlook?

Um eine E-Mailkette zu versenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Markieren Sie ein oder mehrere Daylite Objekte (Kontakte, Termine, Projekte, Chancen, Formulare)
2. Wählen Sie die Rechte-Maustaste-Aktion E-Mail-Kette senden
   Hinweis: Wie Sie die Rechte-Maustaste-Aktionen konfigurieren, erfahren Sie hier.
   
3. Wählen Sie im Vorschaufenster eine E-Mailkette aus
   
4. Über die Pfeiltasten rechts oben können Sie die Vorlagen der ausgewählten E-Mailkette ansehen
5. Wählen Sie die Empfänger aus
6. Vergeben Sie Outlook Kategorien, um später nach diesen Kategorien filtern zu können
7. Standardmäßig wird die Kategorie Daylite Mailkette vergeben
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden
9. Es öffnet sich Outlook. Unter Entwürfen finden Sie alle übergebenen E-Mails
   
10. Es wird an den Empfängern in Daylite eine Notiz mit Informationen zur E-Mailkette angelegt. Mit dem dort hinterlegten Link kann man direkt zur E-Mail in Outlook springen
    
11. Die Entwürfe können in Outlook gelöscht oder der geplante Versand abgebrochen werden