Im Einstellungsbereich Bearbeitungsmasken der ProductivityTools finden Sie mehrere nützliche Zusatzfunktionen für Ihre Daylite-Datensätze: die erweiterte Formularbearbeitungsmaske, die Rollengruppierung, die Ressourcenverfügbarkeit sowie die Sekretariatsfunktion.
Für alle Funktionen benötigen Sie das Plugin ProductivityTools. Die erweiterte Formularbearbeitungsmaske und die Rollengruppierung setzen zusätzlich das Plus Package für Daylite voraus.
| Voraussetzung: Das Plugin ProductivityTools muss installiert und lizensiert sein. Für die erweiterte Formularbearbeitungsmaske und die Rollengruppierung wird zusätzlich das Plus Package benötigt. |
Inhaltsverzeichnis
Erweiterte Formularbearbeitungsmaske
Rollengruppierung
Ressourcenverfügbarkeit
Sekretariatsfunktion
Erweiterte Formularbearbeitungsmaske
Vorteile der erweiterten Formularbearbeitungsmaske
Die erweiterte Formularbearbeitungsmaske ist ein Feature des Plus Package in Kombination mit den ProductivityTools. Mit ihr können Sie ausgewählte Felder von Formularen an verschiedenen Daylite Objekten direkt in der Detailansicht anzeigen und bearbeiten, statt sie nur im Formular selbst zu pflegen.
Im Vergleich zu klassischen Freifeldern bietet die erweiterte Formularbearbeitungsmaske einige entscheidende Vorteile: Sie können multiple Feldtypen wie Drop-Down- oder Währungsfelder nutzen, sind nicht auf 12 Freitext- und 4 Datumsfelder begrenzt und können Objekten zusätzliche Felder hinzufügen, die standardmäßig keine Freifelder besitzen.
Nutzen Sie die erweiterte Formularbearbeitungsmaske direkt an folgenden Daylite Objekten:
- Personen
- Firmen
- Verkaufschancen
- Projekten
- Gruppen
- Terminen
- Aufgaben
- Notizen
- E-Mails
Erweiterte Formularbearbeitungsmaske einrichten
Um die erweiterte Formularbearbeitungsmaske zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie im PluginCenter auf Plus Package -> Alternative Ansichten und aktivieren Sie die Erweiterte Formularbearbeitungsmaske
- Navigieren Sie im PluginCenter auf ProductivityTools -> Bearbeitungsmasken und scrollen Sie dort auf Erweiterte Formularbearbeitungsmaske
- Mit dem Plus-Symbol können Sie eine neue Konfiguration hinzufügen
-
Wählen Sie das Daylite Objekt und das Formular aus. Falls Sie das gewünschte Formular nicht auswählen können, ist es möglicherweise nicht für das ausgewählte Objekt aktiviert.
- Wenn Sie eine Kategorie festlegen, wird nur an Objekten mit dieser Kategorie die ausgewählte Formulardefinition angezeigt
- Wählen Sie die Felder des Formulars aus, die direkt am Objekt angezeigt werden sollen und ob diese nur lesend zur Verfügung stehen sollen
- Die Felder können direkt am Objekt bearbeitet werden, außer Sie haben vorher Nur lesen angehakt
Rollengruppierung
Was ist eine Rollengruppierung?
In Daylite können Kontakte Rollen an Firmen, Projekten und Verkaufschancen haben. Diese sind normalerweise unsortiert untereinander gelistet, was schnell unübersichtlich werden kann.
Mit der Rollengruppierung ist es möglich, individuell für Personen, Firmen, Projekte und Verkaufschancen ausgewählte Rollen gesondert zu gruppieren. Hierdurch finden Sie schnell den richtigen Kontakt und verlieren nicht den Überblick.
Rollengruppierung einrichten
Um die Rollengruppierung zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu den Plus Package Einstellungen -> Alternative Ansichten und aktivieren Sie die Rollengruppierung
- Navigieren Sie in den ProductivityTools Einstellungen zu Bearbeitungsmasken -> Rollengruppierung
- Wählen Sie aus, an welchem Objekt Sie die Gruppierung sehen möchten
- Wählen Sie aus, welches verlinkte Objekt gruppiert werden soll
- Wählen Sie aus, welche Rollen gruppiert werden sollen
Sie sehen nun die verlinkten Objekte gruppiert nach Ihren Rollen am ausgewählten Objekt.
Sie können mehrere Gruppierungen festlegen. Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü einfach andere Objekte aus und stellen Sie dort die Gruppierung ein. Die bereits eingestellten Gruppierungen bleiben bestehen. Die festgelegten Gruppierungen gelten immer für die gesamte Datenbank; jeder Benutzer muss lediglich sicherstellen, dass die Rollengruppierung wie oben gezeigt aktiviert ist.
Ressourcenverfügbarkeit
Ressourcenverfügbarkeit innerhalb eines Termins prüfen
Um die Ressourcenverfügbarkeit innerhalb eines Termins zu nutzen, benötigen Sie die Daylite Erweiterung ProductivityTools. So können Sie beispielsweise vermeiden, Ressourcen für zwei zeitgleich stattfindende Termine doppelt zu verplanen.
- Fügen Sie einem Termin eine Ressource hinzu
- Im Abschnitt Zeitplan sehen Sie, ob es Konflikte gibt, also ob die Ressource bereits für einen anderen Termin eingeplant wurde
- Verschieben Sie den Termin mit Blick auf die Ressourcenverfügbarkeit
Sekretariatsfunktion
Was ist die Sekretariatsfunktion?
Die Daylite App ProductivityTools bietet die sogenannte Sekretariatsfunktion. Erstellen Sie neue Termine in Daylite und laden andere Daylite Benutzer zu diesen ein.
Die Sekretariatsfunktion bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
- Akzeptieren Sie die Einladungen automatisch für die eingeladenen Benutzer
- Unterdrücken Sie Benachrichtigungen an die Daylite Benutzer über diesen Termin, falls gewünscht
So planen Sie beispielsweise den Tag Ihres Vorgesetzten, ohne dass dieser eine Flut von Termineinladungen erhält.
Sekretariatsfunktion nutzen
Um einen Termin für andere Daylite Benutzer zu akzeptieren und Benachrichtigungen zu unterdrücken, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie in Daylite einen Termin und laden einen oder mehrere Daylite Benutzer ein, bzw. delegieren Sie den Termin an einen Daylite Benutzer
- Setzen Sie einen Haken bei Alle Einladungen akzeptieren, um den Termin für den oder die anderen Daylite Benutzer zu akzeptieren
- Wählen Sie ggf. Keine Benachrichtigungen, um die Daylite Benachrichtigung für den Termin zu unterdrücken
- Speichern Sie den Termin