Acuity Scheduling ist eine einfach zu bedienende Online-Terminvereinbarung, mit der Kunden und Interessenten in Echtzeit freie Termine einsehen, buchen und bei Bedarf direkt online bezahlen können. Individuelle Bestätigungen, Erinnerungen und Formulare sorgen für einen professionellen Buchungsprozess und ersparen Ihnen manuellen Planungsaufwand.
Mit der Acuity Integration des Plugins ProductivityTools synchronisieren Sie Ihren Daylite Kalender direkt mit Acuity Scheduling: Freie Zeiten aus Daylite werden als buchbare Termine in Acuity angezeigt, gebuchte Acuity-Termine werden automatisch nach Daylite übertragen.
Sollten Sie Hilfe bei der Einrichtung von Acuity selbst und/oder der Daylite Acuity Integration benötigen, kontaktieren Sie unser Beratungsteam für ein individuelles Angebot.
Inhaltsverzeichnis
Über Acuity Scheduling
Einrichtung der Daylite Acuity Integration
- Einrichtung für einen Arbeitsplatz
- Einrichtung für mehrere Arbeitsplätze
- Rechner für den Abgleich festlegen
Termine und Feiertage synchronisieren
Über Acuity Scheduling
Was ist Acuity Scheduling?
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihren Terminprozess mit Acuity in wenigen Minuten digitalisieren:
Acuity Scheduling eignet sich besonders für kleine und wachsende Unternehmen, die im Wettbewerb mit größeren Anbietern ihrer Branche stehen. Die leistungsstarke Kalenderkoordination benachrichtigt automatisch, sobald ein Termin gebucht wird, und ermöglicht die Überprüfung von Terminen von mobilen Geräten aus. Kunden können ihre Termine außerdem direkt online über PayPal, Stripe, Square, Authorize.net oder Braintree bezahlen. Acuity lässt sich zudem mit einer Reihe weiterer Online-Dienste verbinden, darunter Zapier, Quickbooks und Mailchimp.
Die Daylite Acuity Integration steht sowohl für einen einzelnen Arbeitsplatz (siehe Einrichtung für einen Arbeitsplatz) als auch für mehrere Arbeitsplätze (siehe Einrichtung für mehrere Arbeitsplätze) zur Verfügung.
Funktionsumfang im Überblick
Acuity Scheduling bietet einen umfangreichen Funktionsumfang, der sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt:
- Kalender & Verfügbarkeiten: Ein eigener Kalender pro Mitarbeiter oder Standort, individuell einschränkbare Verfügbarkeiten (Öffnungszeiten, Wochentage, Urlaubszeiten) sowie automatisches Zeitzonen-Management für Kunden an unterschiedlichen Standorten.
- Terminarten & Buchung: Unbegrenzt viele kostenfreie oder kostenpflichtige Terminarten, in der Teilnehmerzahl begrenzte Gruppentermine und Terminpakete sowie einlösbare Gutscheine.
- Individuelle Formulare & Terminvereinbarungsseite: Pro Termintyp eigene Buchungsformulare inklusive AGB- oder Datenschutz-Bestätigung sowie eine im Logo, in den Farben und in der Sprache an Ihr Unternehmen angepasste Terminvereinbarungsseite, die Sie per Link teilen oder nahtlos auf Ihrer Webseite bzw. bei Facebook einbinden.
- Kommunikation: Individuell anpassbare Bestätigungen, Stornierungen und Erinnerungen per E-Mail und SMS sowie automatische Follow-up E-Mails, z. B. in Verbindung mit Diensten wie CustomerThermometer.
- Kundenverwaltung: Eine vollständige Historie aller Terminbuchungen pro Person, optionale Benutzeraccounts für Kunden und Interessenten sowie ein einfacher Import und Export von Kunden- und Termindaten.
- Mobile App & weitere Integrationen: Die Acuity Scheduling App für iOS und Android sowie Anbindungen an Kalenderdienste (iCal, Outlook, Google Calendar), E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp, Webkonferenzdienste wie Zoom, Fakturierungssysteme wie QuickBooks und Xero, CMS-Systeme sowie den Datenhub Zapier.
Einrichtung der Daylite Acuity Integration
Einrichtung für einen Arbeitsplatz
Wie Sie iOSXpert Plugins installieren, erfahren Sie im Artikel Wie installiere ich iOSXpert Plugins?
Um die Acuity Integration für einen einzelnen Daylite Benutzer einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Daylite Einstellungen
- Klicken Sie auf iOSXpert PluginCenter und wählen dort ProductivityTools
- Wählen Sie im Bereich Integrationen Acuity Scheduling
- Schalten Sie den Schieberegler aktiv, um die Integration zu aktivieren
- Melden Sie sich mit Ihrem bereits bestehenden Acuity-Account an oder erstellen Sie einen neuen Account
- Wählen Sie die Acuity Kalender aus, die Sie mit Ihrem Daylite Kalender synchronisieren möchten
- Aktivieren Sie den Export von Blockerterminen, um Ihre Daylite-Termine als Blocker nach Acuity zu übertragen
- Aktivieren Sie den Import von Terminen, um Ihre Acuity Termine nach Daylite zu übertragen
- Wählen Sie das Aktualisierungsintervall aus
- Unter Erweitert stellen Sie ein, welche Kategorie Acuity Termine in Daylite bekommen:
- Daylite Kategorie Erstellt von Acuity
- Übernahme der Acuity Termin Kategorie als Daylite Kategorie
- Übernahme des Acuity Termin Typs als Daylite Kategorie
Einrichtung für mehrere Arbeitsplätze
Mit der Acuity Integration synchronisieren Sie Acuity Kalender mit den Daylite Kalendern mehrerer Mitarbeiter. Um die Acuity Integration für mehrere Daylite Benutzer einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Daylite Einstellungen
- Klicken Sie auf iOSXpert PluginCenter und wählen dort ProductivityTools
- Wählen Sie im Bereich Integrationen Acuity Scheduling
- Schalten Sie den Schieberegler aktiv
- Melden Sie sich mit Ihrem bereits bestehenden Acuity-Account an oder erstellen Sie einen neuen Account
- Ordnen Sie die Acuity Kalender den entsprechenden Benutzern zu, mit deren Kalendern synchronisiert werden soll
- Legen Sie fest, ob der Abgleich mit Acuity zentral auf einem Rechner stattfinden soll (siehe Rechner für den Abgleich festlegen)
- Stellen Sie sicher, dass Daylite auf dem ausgewählten Rechner immer aktiv ist, um den Abgleich mit Acuity zu gewährleisten
- Aktivieren Sie den Export von Blockerterminen, um Ihre Daylite Termine als Blocker nach Acuity zu übertragen
- Aktivieren Sie den Import von Terminen, um Ihre Acuity Termine nach Daylite zu übertragen
- Wählen Sie das Aktualisierungsintervall aus
- Unter Erweitert stellen Sie ein, welche Kategorie Acuity Termine in Daylite bekommen:
- Daylite Kategorie Erstellt von Acuity
- Übernahme der Acuity Termin Kategorie als Daylite Kategorie
- Übernahme des Acuity Termin Typs als Daylite Kategorie
Rechner für den Abgleich festlegen
Bis Version 2.5.0 der ProductivityTools wurde bei Benutzern, die Daylite auf mehreren Rechnern verwenden, auf allen Rechnern der Datenabgleich mit Acuity durchgeführt. Wurden diese Rechner gleichzeitig genutzt, konnte dies zu duplizierten Terminen führen.
| Hinweis: Ab Version 2.5.1 muss daher ein Gerät für den Abgleich mit Acuity festgelegt werden. Wir empfehlen einen Rechner, auf dem Daylite dauerhaft aktiv und der Ruhemodus deaktiviert ist. |
Führen Sie die folgenden Schritte auf dem Rechner durch, den Sie für die Synchronisierung vorgesehen haben:
- Melden Sie sich mit dem Benutzer an, der die Synchronisierung durchführen soll
- Öffnen Sie das PluginCenter und navigieren Sie in die ProductivityTools → Acuity Scheduling
- Klicken Sie im Bereich Kalender Synchronisation auf die Schaltfläche Abgleich übernehmen
- Übernehmen Sie die Änderung, indem Sie auf die Schaltfläche Bestätigen drücken
Im Bereich Kalender Synchronisation können Sie einsehen, welcher Benutzer auf welchem Rechner den Sync aktuell durchführt. Wenn Sie den Benutzer oder das Gerät wechseln wollen, führen Sie die obigen Schritte auf dem anderen Gerät bzw. mit dem anderen Benutzer aus.
Termine und Feiertage synchronisieren
Welche Termine werden als Blocker übergeben?
Die Acuity Integration der ProductivityTools erlaubt es Ihnen, Termine, die über Acuity Scheduling gebucht wurden, automatisiert in Daylite zu importieren.
Wird in den Einstellungen der Acuity Integration der Export von Daylite Terminen als Blocker in Acuity Scheduling aktiviert, so werden alle Daylite Termine, die als Beschäftigt angezeigt werden und den Status Bestätigt oder Vorläufig haben, als Blocker übergeben. Termine mit Status Aufgeschoben, Storniert oder Abgeschlossen sowie alle Termine, die als Frei angezeigt werden, werden nicht exportiert.
| Bitte beachten Sie: Termine aus abonnierten externen Kalendern werden ebenfalls nicht an Acuity übergeben, da es sich dabei nicht um „echte" Daylite Termine handelt. |
Wie die Acuity Integration konfiguriert wird, zeigen die Abschnitte Einrichtung für einen Arbeitsplatz und Einrichtung für mehrere Arbeitsplätze.
Feiertage an Acuity übergeben
Es werden nur tatsächliche Daylite Termine als Blocker an Acuity übergeben, die als beschäftigt angezeigt werden.
| Achtung: Ganztägige Termine müssen immer manuell auf beschäftigt gesetzt werden, da diese standardmäßig als frei angezeigt werden. Termine aus Kalenderabonnements werden generell nicht als Blocker übergeben. |
Sie können Feiertage manuell direkt als Daylite Termine eintragen. Diese Methode ist allerdings zeitaufwendig, und es können schnell Feiertage vergessen werden. Um Feiertage schnell und sicher einzutragen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie in Ihrem Browser einen für Sie passenden Feiertagskalender als ICS-Download
- Laden Sie die Feiertage als ICS-Dateien herunter
- Ziehen Sie die ICS-Dateien auf das Daylite-Symbol in Ihrem Dock, um die Termine nach Daylite zu importieren
- In Daylite öffnet sich die Liste Letzter Import mit allen importierten Feiertagen
- Sie können nun nicht benötigte Feiertage löschen und Mitarbeiter zu den Terminen einladen
Die Feiertage werden als Blocker an alle Acuity-Kalender aller eingeladenen Mitarbeiter übergeben. Die Einladung muss von den Mitarbeitern angenommen werden, damit der Termin als Blocker übergeben wird.