Mit Hilfe der Daylite Erweiterung DayliteDocs ist es möglich, Dropbox in Daylite einzubinden.
Greifen Sie auf Dateien und Ordner in Ihrer Dropbox aus Daylite heraus zu oder delegieren Sie Dropbox-Dateien zur weiteren Bearbeitung als Aufgaben an Ihre Kollegen.
Dieser Artikel beschreibt die Funktionen der Dropbox-Integration. Sie finden den Reiter DayliteDocs mit dem Unterbereich Dropbox an zahlreichen Stellen, zum Beispiel an Personen, Firmen, Projekten und Chancen.
Hinweis:
Wir empfehlen dringend, den lokalen Dropbox-Ordner auf Ihrem Mac in das Verzeichnis Benutzer / Shared zu legen, damit sichergestellt ist, daß Dateien auf dem Mac auch für andere Benutzer zur Verfügung gestellt werden können. Sollten Sie dies noch nicht erledigt haben, ändern Sie bitte als ersten Schritt den Pfad Ihres Dropbox-Ordners in den Dropbox Einstellungen, bevor Sie fortfahren!
Wenn Sie die Dropbox Integration mit einem Datensatz erstmals verwenden, werden Ihnen zwei Aktionen angeboten: Ordner verlinken und Ordner erstellen
Ordner verlinken
Diese Option ermöglicht das Verknüpfen eines bestehenden Ordners in der Dropbox mit dem ausgewählten Datensatz. Wählen Sie einfach den gewünschten bestehenden Ordner aus, den Sie verknüpfen möchten. Alle im verknüpften Ordner befindlichen Dateien und Unterordner werden als Liste angezeigt:
Auf der rechten Seite finden Sie zudem einen Vorschaubereich.
Tipp: Falls Ihnen Ordner und Dateien nicht angezeigt werden, prüfen Sie bitte Ihre Dropbox-Einstellungen bzgl. selektivem Sync bzw. Smart Sync
Ordner erstellen
Diese Option ermöglicht das Erstellen eines Zielordners für diesen Datensatz in der Dropbox. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie den gewünschten Namen und den Zielordner über das kleine Ordnersymbol oben rechts aus.
Wenn Sie die von Ihnen konfigurierten automatischen Unterordner mit erstellen lassen möchten, aktivieren Sie bitte die obige Funktion Automatische Unterordner erstellen. Die Konfiguration dieser Ordner erfolgt in den DayliteDocs Einstellungen im Bereich Dropbox.
Automatische Unterordner ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ordner automatisch erstellen zu lassen. So lässt sich eine einheitliche Ordnerstruktur über die gesamte Datenbank hinweg verwalten.
Beispiel: ein Hauptordner Kunden -> Unterordner pro Kunde -> Unterordner für Projekte und Chancen, Ein- und Ausgangsordner
Wenn Sie einen Dropbox-Link gemäß Ihrer Einstellungen in einem Freifeld erstellen lassen möchten, aktivieren Sie bitte die Funktion Dropbox-Link erstellen. Die Konfiguration dieses Links erfolgt in den DayliteDocs Einstellungen im Bereich Dropbox - bitte lesen Sie den Artikel für Details.
Nachdem der Zielordner erstellt wurde, werden alle im Ordner befindlichen Dateien und Unterordner angezeigt. Auf der rechten Seite finden Sie zudem einen Vorschaubereich
Arbeiten mit Drop-Zones
Die Drop-Zones ermöglichen es Ihnen, Dateien aus dem macOS Finder direkt per Drag & Drop der Dropbox hinzuzufügen.
Die Drop-Zone 1 kopiert Dateien in den Hauptordner, Drop-Zone 2 kopiert Dateien in den in der Liste ausgewählten Unterordner.
Bitte beachten Sie, daß es manchmal etwas dauern kann, bis Dateien, die Sie auf Dropzones ziehen, in Daylite angezeigt werden können.
Das Aktionsmenü
Über die Dropbox-Schaltfläche können Sie ein Menü mit zusätzlichen Funktionen aufrufen:
Hier haben Sie die Möglichkeit die Verknüpfungen mit einem Dropbox Ordner zu löschen, den Dropbox Ordner umzubenennen, die ausgewählte Datei bzw. den ausgewählten im Finder anzuzeigen und die Freigabe des Ordners dediziert zu verwalten.
Freigaben verwalten
Bitte beachten Sie, daß für die obigen Freigabe-Einstellungen Zugriffsrechte, Gültigkeitsdauer und Downloads deaktivieren mindestes der Dropbox Plan Professional erforderlich ist. In Plänen unterhalb von Professional sind diese Optionen nicht verfügbar und daher ausgegraut.
Aufgaben mit Dropbox-Link erstellen
Wenn Sie in Daylite einen Rechtsklick auf eine Dropbox-Datei oder einen Ordner ausführen, können Sie eine Aufgabe mit passendem Dropbox-Link erstellen lassen. Aktivieren Sie dazu einfach die Dropbox-Link-Funktion am unteren Ende des Aufgaben-Fenster. Der Dropbox-Link wird dann automatisch in das Orts-Feld eingetragen.
Öffnen mit und Im Finder anzeigen
In der unteren rechten Ecke befinden sich die Optionen Öffnen mit und Im Finder anzeigen
Öffnen mit zeigt Ihnen eine Liste von auf Ihrem Mac installierten Programmen, die diese Datei öffnen können. Wählen Sie hier das Programm aus, mit dem Sie die Datei öffnen möchten.
Im Finder anzeigen zeigt den gewählten Ordner oder die gewählte Datei in Ihrer Dropbox im Finder an.
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