DayliteDocs ist eine Erweiterung für Daylite, mit der Sie in Daylite gespeicherte oder verknüpfte Dokumente einfacher verwalten können.
DayliteDocs bietet folgende Funktionen:
- PDF-Import über die Begleit-App Docs2Daylite
- Listenansicht aller Dokumente in Ihrer Daylite-Datenbank
- Suche und Filterung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien
- Vorschau von Dokumenten direkt in Daylite
- Öffnen und Vergleichen von Dokumenten
- Volltextsuche in indexierten PDF-Dokumenten
Zum Import von Dokumenten in Daylite wird die Begleit-App Docs2Daylite verwendet.
Grundlagen & Überblick
- Was ist DayliteDocs?
- Über die Indexierung von Dateien mit DayliteDocs
- Über Datenbank-Performance und DayliteDocs
Einrichtung & Konfiguration
- 🎬 Wie konfiguriere ich DayliteDocs?
- Was bedeutet "Dokumente an alternativem Ort ablegen"?
- Referenz vs. Kopie einer Datei in Daylite
Das Dateien-Widget
- Was ist das Dateien-Widget?
- Wie füge ich Dateien über das Dateien-Widget hinzu?
- Wie öffne ich Dateien mit dem Dateien-Widget?
Dokumente hinzufügen & importieren
- Wie füge ich Dokumente mit DayliteDocs meiner Daylite Datenbank hinzu?
- Wie importiere ich Dokumente mit DayliteDocs und Docs2Daylite?
- Wie speichere ich mit Docs2Daylite Dokumente über das macOS Druckmenü in Daylite?
- 🎬 Wie scanne ich Dokumente mit DayliteDocs?
- Welche Dokumenttypen werden von Docs2Daylite unterstützt?
- Kann Docs2Daylite mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten?
Suchen & Filtern
- Wie suche ich Dokumente mit DayliteDocs?
- 🎬 Wie führe ich eine Volltextsuche mit DayliteDocs durch?
- Wie sortiere ich Suchergebnisse in DayliteDocs?
- Gibt es einen Suchverlauf in DayliteDocs?
- Warum sind manche Filterkriterien ausgegraut?
Teilen, E-Mail & Signatur
- Wie kann ich Dateien mit der Funktion Teilen an Daylite übergeben?
- Wie nutze ich die Funktion Teilen aus Daylite heraus auf Dateien?
- Wie versende ich Dokumente per E-Mail?
- Wie übergebe ich ein PDF zur Signatur aus DayliteDocs?
Kontextmenü & Aufgaben
Einstellungen – Docs2Daylite
Zugriffsrechte & Verwaltung
- Wie geht DayliteDocs mit Zugriffsrechten um?
- Kann ich Dateianhänge löschen?
- Kann ich die Docs2Daylite Verknüpfung vom Schreibtisch löschen?
- Kann die initiale Indexierung auf mehreren Rechnern ausgeführt werden?
Grundlagen & Überblick
Was ist DayliteDocs?
DayliteDocs ist eine Erweiterung für Daylite, mit der Sie in Daylite gespeicherte oder verknüpfte Dokumente einfacher verwalten können.
DayliteDocs bietet folgende Funktionen:
- PDF-Import über die Begleit-App Docs2Daylite
- Listenansicht aller Dokumente in Ihrer Daylite-Datenbank
- Suche und Filterung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien
- Vorschau von Dokumenten direkt in Daylite
- Öffnen und Vergleichen von Dokumenten
- Volltextsuche in indexierten PDF-Dokumenten
Zum Import von Dokumenten in Daylite wird die Begleit-App Docs2Daylite verwendet.
Über die Indexierung von Dateien mit DayliteDocs
Damit Sie mit DayliteDocs die Volltextsuche in Dokumenten nutzen können, die sich bereits in Ihrer Daylite-Datenbank befinden, müssen diese zunächst indexiert werden.
Dokumente, die über Docs2Daylite importiert werden, werden automatisch indexiert und stehen sofort für die Volltextsuche zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Die Volltextsuche funktioniert nur bei maschinenlesbaren Dokumenten, d. h. Dokumenten mit markier- und kopierbarem Text. Eingescannte Dokumente ohne OCR-Texterkennung können nicht für die Volltextsuche ausgewertet werden.
Über Datenbank-Performance und DayliteDocs
Die Performance von DayliteDocs hängt von der Größe Ihrer Daylite-Datenbank ab. Je mehr Dokumente in Ihrer Datenbank vorhanden sind, desto länger kann eine Suchanfrage dauern.
Beispiel aus der Praxis:
Bei einer sehr großen Datenbank mit mehreren tausend Dokumenten kann die Suche spürbar länger dauern als bei einer kleineren Datenbank. Wir empfehlen, die Suchkriterien möglichst gezielt einzusetzen, um die Ergebnismenge einzugrenzen und die Suchgeschwindigkeit zu erhöhen.
Einrichtung & Konfiguration
🎬 Wie konfiguriere ich DayliteDocs?
Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie DayliteDocs konfigurieren und die Indexierung einrichten:
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie Daylite und navigieren Sie zu Daylite → Plugins → DayliteDocs → Einstellungen.
- Wählen Sie den Reiter Indexierung.
- Klicken Sie auf Indexierung starten, um alle vorhandenen Dokumente zu indexieren.
- Aktivieren Sie die Option Automatisch indexieren, damit neu hinzugefügte Dokumente künftig automatisch indexiert werden.
Nach abgeschlossener Indexierung stehen alle maschinenlesbaren Dokumente für die Volltextsuche zur Verfügung.
Was bedeutet "Dokumente an alternativem Ort ablegen"?
Diese Option finden Sie in den DayliteDocs-Einstellungen unter dem Bereich Docs2Daylite. Sie ist nur verfügbar, wenn die Einstellung "Dateianhang speichern als eine Referenz" aktiv ist.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Dokument nicht in der Daylite-Datenbank gespeichert, sondern an einen alternativen Speicherort (z. B. einen Dateiserver) kopiert. In Daylite wird lediglich eine Referenz (Verknüpfung) auf diesen Speicherort angelegt.
Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Dokumente zentral auf einem Dateiserver abgelegt werden sollen und alle Benutzer Zugriff auf diesen Server haben.
Referenz vs. Kopie einer Datei in Daylite
Beim Hinzufügen eines Dokuments zu Daylite haben Sie die Wahl zwischen zwei Speicherarten:
Kopie
Die Datei wird innerhalb der Daylite-Datenbank gespeichert. Sie steht damit automatisch allen Benutzern zur Verfügung, die Zugriff auf die Datenbank haben. Die Datenbankgröße erhöht sich entsprechend.
Referenz
Die Datei verbleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort. In Daylite wird nur ein Verweis (Link) auf diesen Ort gespeichert. Alle Benutzer, die auf das Dokument zugreifen möchten, benötigen Zugriff auf den entsprechenden Speicherort (z. B. freigegebenes Netzlaufwerk). Wird die Originaldatei verschoben oder gelöscht, kann Daylite das Dokument nicht mehr finden.
Das Dateien-Widget
Was ist das Dateien-Widget?
Das Dateien-Widget ist ein Bereich im Daylite Copilot, der Ihnen alle Dateien anzeigt, die mit dem aktuell ausgewählten Daylite-Datensatz verknüpft sind – einschließlich Dateien von verknüpften Datensätzen.
Das Dateien-Widget bietet folgende Möglichkeiten:
- Dateien per Drag & Drop hinzufügen
- Neue Dateien über das Plus-Symbol hinzufügen (Von Datei, Foto aufnehmen, Dokument scannen, Zeichnung hinzufügen)
- QuickLook-Vorschau von Dateien
- Dateien mit anderen Apps öffnen
- Dateien teilen
- Zugriff auf das Kontextmenü per Rechtsklick
Wie füge ich Dateien über das Dateien-Widget hinzu?
Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien über das Dateien-Widget zu einem Daylite-Datensatz hinzuzufügen:
Über das Plus-Symbol
Klicken Sie auf das Plus-Symbol im Dateien-Widget. Es öffnet sich ein Menü mit folgenden Optionen:
- Von Datei – Öffnet ein Datei-Auswahlfenster auf Ihrem Mac
- Foto aufnehmen (iPhone/iPad) – Öffnet die Kamera auf Ihrem iOS-Gerät
- Dokument scannen (iPhone/iPad) – Startet den Dokumenten-Scanner auf Ihrem iOS-Gerät
- Zeichnung hinzufügen – Öffnet ein Zeichen-Interface
Per Drag & Drop
Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien direkt auf das Dateien-Widget. Eine Dropzone erscheint, sobald Sie mit den Dateien über das Widget fahren.
Wie öffne ich Dateien mit dem Dateien-Widget?
Um eine Datei im Dateien-Widget anzusehen oder zu öffnen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Wählen Sie die Datei aus und drücken Sie die Leertaste, oder klicken Sie auf das Vorschau-Symbol, um eine QuickLook-Vorschau zu öffnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie "In Vorschau öffnen" oder "Öffne mit...", um eine bestimmte App auszuwählen.
Hinweis: Wenn eine Datei als Referenz gespeichert ist, benötigen Sie Zugriff auf den ursprünglichen Speicherort, damit die Datei geöffnet werden kann.
Dokumente hinzufügen & importieren
Wie füge ich Dokumente mit DayliteDocs meiner Daylite Datenbank hinzu?
Um ein Dokument über Docs2Daylite zu Ihrer Daylite-Datenbank hinzuzufügen, ziehen Sie die PDF-Datei einfach auf das Docs2Daylite-App-Symbol.
Das Docs2Daylite-Symbol finden Sie im Programme-Ordner oder als Verknüpfung auf dem Schreibtisch.
Alternativ über das macOS-Teilen-Menü
Sie können Dokumente auch über das macOS-Teilen-Menü an Docs2Daylite übergeben:
- Wählen Sie die gewünschte Datei im Finder aus.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der Symbolleiste oder per Rechtsklick.
- Wählen Sie Docs2Daylite aus dem Teilen-Menü.
Das Dokument wird als Daylite-Notiz mit dem Tag "Docs2Daylite" gespeichert.
Wie importiere ich Dokumente mit DayliteDocs und Docs2Daylite?
DayliteDocs ermöglicht es Ihnen, PDF-Dokumente über die Begleit-App Docs2Daylite direkt in Ihre Daylite-Datenbank zu importieren.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Programme-Ordner auf Ihrem Mac oder nutzen Sie die Verknüpfung auf dem Schreibtisch.
- Ziehen Sie das gewünschte PDF-Dokument per Drag & Drop auf das Docs2Daylite-Symbol.
- Docs2Daylite importiert das Dokument und legt in Daylite eine Notiz an. Die erste Zeile des Dokuments wird als Notiztitel verwendet.
Hinweis: Das Dokument muss maschinenlesbaren Text enthalten (d. h. Text muss markierbar und kopierbar sein), damit es für die Volltextsuche indexiert werden kann. Importierte Dokumente sind sofort nach dem Import durchsuchbar.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig übergeben, werden diese nacheinander verarbeitet.
Wie speichere ich mit Docs2Daylite Dokumente über das macOS Druckmenü in Daylite?
Mit Docs2Daylite können Sie Dokumente aus beliebigen Apps heraus direkt über das macOS-Druckmenü in Daylite speichern.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument und drücken Sie ⌘P, oder wählen Sie Ablage → Drucken.
- Klicken Sie im Druckdialog auf das PDF-Dropdown unten links.
- Wählen Sie "In Daylite speichern".
Die PDF-Datei wird im Hintergrund an Docs2Daylite übergeben und als Daylite-Notiz gespeichert.
🎬 Wie scanne ich Dokumente mit DayliteDocs?
DayliteDocs bietet Ihnen die Möglichkeit, gespeicherte oder verknüpfte Dokumente in Daylite einfach zu verwalten. Scannen Sie Dokumente aus Daylite heraus über Ihr iPhone ein und fügen Sie diese zu Ihrer Daylite Datenbank hinzu.
Scannen von Dokumenten mit dem iPhone
Mit der Apple-Funktion Kamera-Übergabe können Sie zum Scannen von Dokumenten auch Ihr iPhone benutzen. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Apple-Funktion eingerichtet ist.
Ist die Kamera-Übergabe eingerichtet, fahren Sie bitte wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Daylite zu dem Datensatz, an den Sie ein Dokument verlinken möchten.
- Klicken Sie in der Detailansicht des Datensatzes unter Integrationen auf das Ordner-Symbol.
- Wählen Sie Dokumente scannen.
- Sie erhalten in Daylite eine Meldung, dass Sie ein Dokument mit Ihrem iPhone scannen können.
- Die Kamera-Funktion Ihres iPhones wird automatisch gestartet.
- Halten Sie Ihr iPhone über das gewünschte Dokument, das Sie scannen möchten.
- Die Kamera erkennt automatisch die Umrisse des Dokuments und scannt dieses.
- Wenn Sie mit dem Scannen fertig sind, tippen Sie auf Ihrem iPhone oder iPad auf Sichern.
Das gescannte Dokument wird nun, sichtbar in der Daylite-Historie des ausgewählten Datensatzes, mit dem Titel "Jahr-Monat-Tag und Uhrzeit" (z. B. 2020-03-05 12:46:33) gespeichert.
Scannen von Dokumenten mit einem ScanSnap-Scanner
Mit einem ScanSnap-Scanner haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente vollautomatisch zu scannen und als durchsuchbare PDF-Dokumente direkt in Daylite zu speichern. Damit dies funktioniert, müssen einige Einstellungen in der ScanSnap-Software vorgenommen werden.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer ScanSnap-Software und deaktivieren Sie das Quick Menü.
- Erstellen Sie ein neues Profil.
- Wählen Sie bei der Anwendungsauswahl nach dem Scannen Docs2Daylite.
- Stellen Sie sicher, dass die gescannte Datei als durchsuchbares PDF ausgegeben wird, damit die Übergabe an Daylite korrekt funktioniert.
Welche Dokumenttypen werden von Docs2Daylite unterstützt?
Docs2Daylite unterstützt derzeit ausschließlich PDF-Dokumente.
Damit ein PDF-Dokument für die Volltextsuche indexiert werden kann, muss es maschinenlesbaren Text enthalten – d. h. der Text muss markierbar und kopierbar sein.
Eingescannte Dokumente, die nur als Bild vorliegen, können nicht für die Volltextsuche ausgewertet werden. Diese müssen zunächst mit einer OCR-Software (Texterkennung) bearbeitet werden. Wir empfehlen die App PDF OCR X.
Kann Docs2Daylite mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten?
Ja. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig an Docs2Daylite übergeben. Die Dokumente werden dann nacheinander verarbeitet.
Suchen & Filtern
Wie suche ich Dokumente mit DayliteDocs?
DayliteDocs ist eine Erweiterung für Daylite, mit der Sie in Daylite gespeicherte oder verknüpfte Dokumente einfacher verwalten können. Fügen Sie Dokumente oder Dateien zu Ihrer Daylite Datenbank hinzu und finden Sie diese mit Hilfe unterschiedlicher Such-Möglichkeiten in Daylite.
Dokumenten-Suche über die Daylite-Suchleiste
Über die bekannte Suchleiste in Daylite können Sie nach Dokumenten von DayliteDocs direkt suchen – entweder über den Dateinamen oder nach dem Inhalt der Datei. Geben Sie hierzu einfach den gewünschten Suchbegriff ein und sehen Sie sich das Dokument in der Vorschau an.
Dokumenten-Suche über DayliteDocs
In der globalen Ansicht von DayliteDocs finden Sie alle Ihre Dateien, Dokumente und Verlinkungen in Daylite. Hier können Sie:
- Dateien suchen
- Dateien filtern
- Mit den Dateien verknüpfte Objekte betrachten
- Eine Vorschau von Dokumenten ansehen
- Dokumente mit verfügbaren Programmen/Applikationen auf Ihrem Mac öffnen
- Dokumente miteinander vergleichen
- Bei Word-Dateien direkt zwei Dokumente auf Wortebene miteinander vergleichen (setzt Microsoft Office for Mac 2008 oder höher voraus)
Hinweis: Jedes in Daylite abgelegte Dokument ist immer mit einem Daylite Datensatz (dem "Elternobjekt") verknüpft. So kann z. B. eine PDF-Datei mit einer E-Mail, einem Projekt oder einem Firmen- oder Personen-Datensatz verbunden sein. Ein Suchbegriff muss mindestens drei Zeichen lang sein.
Detail-Informationen zur globalen DayliteDocs-Ansicht
Sie gelangen zur globalen Ansicht von DayliteDocs, wenn Sie in der linken Daylite-Seitenleiste auf "DayliteDocs" klicken.
Die DayliteDocs Ansicht gliedert sich in folgende Bereiche:
- Navigationsleiste mit Such- und Filterfunktion sowie dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten
- Listenübersicht aller Dateien oder jener Dokumente, die den Such- und Filterkriterien entsprechen
- Detailansicht der Elternobjekte ausgewählter Dokumente
- Vorschau der ausgewählten Datei mit einer Option zum Öffnen oder Vergleichen von zwei Dokumenten
- Fußleiste mit Informationen über die Anzahl der sichtbaren bzw. selektierten Objekte
Freie Suche
In der Navigationsleiste von DayliteDocs befindet sich ein Suchfeld, in welches Sie einen Suchtext eingeben können. Die Ergebnisse werden als Tabelle und nach den festgelegten Suchkriterien gruppiert angezeigt. Pro Gruppierung werden maximal 5 Ergebnisse angezeigt. Weitere Ergebnisse lassen sich über "XX mehr" einblenden.
Hinweis: Als Wildcards können "%" (beliebig viele beliebige Zeichen) oder "_" (ein beliebiges Zeichen) gemäß SQL-Standard genutzt werden. Ein Leerzeichen " " wird als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen angesehen. So findet z. B. "B%e" sowohl "Bäume" als auch "Beute" als auch "Betrachtungsobjekte".
Einstellung der Suchkriterien
Um Ihre Suche einzugrenzen (und die Suchgeschwindigkeit zu erhöhen), können Sie vor Eingabe Ihres Suchbegriffs bestimmen, worin gesucht werden soll:
- Namen (Dateinamen)
- Personen (Vor- und Nachname sowie Mittelname, Suffix und Präfix)
- Firmen (Name der Firma)
- Projekte (Projektnamen)
- Chancen (Chancennamen)
- Aufgaben (Titel der Aufgabe)
- Termine (Titel des Termins)
- Notizen (Titel der Notiz)
- E-Mails (Betreff einer E-Mail)
- Inhalte von Dateien
- Inhalte von Notizen & E-Mails
Hinweis: Die Suchgeschwindigkeit wird stark reduziert, wenn Sie auch im Fließtext von Notizen und E-Mails suchen ("Inhalte von Notizen & E-Mails").
Suchen nach Datei-Inhalten
Die Suche nach Inhalten eines Dokuments funktioniert nur, wenn es sich um ein maschinell erzeugtes PDF mit markierbarem und kopierbarem Text handelt und dieses von DayliteDocs indexiert wurde. Mit Docs2Daylite hinzugefügte PDF-Dokumente sind automatisch indexiert.
Stellen Sie sicher, dass Sie bei den Suchkriterien den Punkt Inhalte von Dateien angehakt haben.
Filtern
Um Ihre Suche einzugrenzen, können Sie Filter einsetzen – z. B. nach Dateiformat, Speicherort oder Datumszeitraum. Innerhalb von Suchergebnissen können Sie Filter auch nachträglich setzen: Fahren Sie mit der Maus über eine Spalte, bis der Mauszeiger zum Trichtersymbol wird, und klicken Sie, um das Kriterium als Filter hinzuzufügen.
Detailansicht, Vorschau und Vergleichsfunktion
Sobald Sie ein Dokument in der Listenübersicht selektieren, wird in der Detailansicht das verknüpfte Daylite-Objekt angezeigt. Sie können das Daylite-Objekt direkt ansehen, bearbeiten oder in einem neuen Fenster/Tab öffnen.
Unterhalb der Detailansicht sehen Sie eine Vorschau der ausgewählten Datei. Über den Button "Öffnen" wird das Dokument mit dem systemseitig hinterlegten Programm geöffnet; ein alternativer Pfeil-Button erlaubt die Auswahl einer anderen App.
Wenn Sie zwei Dokumente gleichzeitig markieren, können Sie diese vergleichen. Bei Microsoft Word-Dokumenten werden die Änderungen direkt in Word auf Wortebene dargestellt.
🎬 Wie führe ich eine Volltextsuche mit DayliteDocs durch?
Über den Eintrag DayliteDocs in der linken Daylite-Seitenleiste können Sie global in Ihrer Daylite-Datenbank Dokumente durchsuchen.
Im folgenden Video (ab 1 Minute 12 Sekunden) sehen Sie, wie Sie die Funktion anwenden:
Um eine Volltextsuche durchzuführen, wählen Sie in den Suchkriterien die Option Inhalte von Dateien und geben den gewünschten Suchbegriff ein.
Bitte beachten Sie, dass die Volltextsuche nur bei maschinenlesbaren Dokumenten mit markier- und kopierbarem Text möglich ist. Bei von einem Scanner erzeugten Dokumenten ist zuvor eine Texterkennung per OCR (Optical Character Recognition) nötig.
Tipp: Nutzen Sie die App PDF OCR X. Nicht maschinenlesbare Dokumente können nicht von DayliteDocs ausgewertet werden.
Wie sortiere ich Suchergebnisse in DayliteDocs?
Um Ihre Suchergebnisse in der globalen Ansicht von DayliteDocs zu sortieren, klicken Sie bitte auf die jeweilige Spaltenüberschrift.
Gibt es einen Suchverlauf in DayliteDocs?
Wenn Sie die Daylite Erweiterung DayliteDocs nutzen, können Sie nach Dokumenten innerhalb Ihrer Daylite Datenbank suchen.
Mit den Vor- und Zurücktasten [<][>] können Sie sich schrittweise durch Ihre vorherigen Suchanfragen klicken, inklusive der Anzeige der verwendeten Filter (Suchkriterien). Wenn Sie die Vor- oder Zurücktaste gedrückt halten, wird eine Liste der vorherigen Suchbegriffe angezeigt.
Warum sind manche Filterkriterien ausgegraut?
Wenn Sie beim Klick auf "Filter +" feststellen, dass manche Filterkriterien ausgegraut sind, liegt das daran, dass in dieser Kategorie bereits ein Filter gesetzt ist.
In der aktuellen Version von DayliteDocs ist pro Kategorie nur ein Filter gleichzeitig möglich.
Teilen, E-Mail & Signatur
Wie kann ich Dateien mit der Funktion Teilen an Daylite übergeben?
Mit der macOS-Funktion Teilen können Sie Dateien direkt aus dem Finder oder anderen Apps an Daylite übergeben.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der Symbolleiste oder per Rechtsklick → Teilen.
- Wählen Sie Docs2Daylite aus dem Teilen-Menü.
Die Dateien werden als Daylite-Notizen mit dem Tag "Docs2Daylite" gespeichert.
Hinweis: Wenn Docs2Daylite nicht im Teilen-Menü sichtbar ist, starten Sie die App einmal und aktivieren Sie sie unter "Erweiterungen bearbeiten".
Wie nutze ich die Funktion Teilen aus Daylite heraus auf Dateien?
Sie können Dateien, die in Daylite gespeichert sind, direkt aus Daylite heraus über die Teilen-Funktion weitergeben.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Daylite zum gewünschten Datensatz.
- Öffnen Sie den Copilot und wechseln Sie zum Dateien-Widget.
- Wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus.
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol oder führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie "Selektierte Datei(en) teilen".
- Klicken Sie auf "Teilen..." im angezeigten Banner.
- Wählen Sie den gewünschten Zieldienst aus dem Teilen-Menü.
Wie versende ich Dokumente per E-Mail?
Um ein Dokument aus DayliteDocs per E-Mail zu versenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument in der DayliteDocs-Liste.
Es stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
- "Versende 'Dateiname' via E-Mail" – Öffnet eine neue E-Mail mit dem Dokument als Anhang. Das Empfänger-Feld ist leer.
- "Versende 'Dateiname' via E-Mail an Kontakte" – Öffnet eine neue E-Mail mit dem Dokument als Anhang. Als Empfänger wird automatisch der mit dem Dokument verknüpfte Daylite-Kontakt eingetragen.
Wie übergebe ich ein PDF zur Signatur aus DayliteDocs?
Über DayliteDocs können Sie PDF-Dokumente direkt zur digitalen Signatur übergeben. Unterstützt werden SimpleSign und Dropbox Sign (erfordert das ProductivityTools-Plugin).
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wechseln Sie in Daylite auf den DayliteDocs-Tab.
- Wählen Sie das gewünschte PDF-Dokument aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "PDF signieren mit SimpleSign" oder "PDF signieren mit Dropbox Sign".
- Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus.
- Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.
Achtung: Bei der Verwendung von Dropbox Sign wird das Dokument sofort versendet, ohne weitere Vorschau oder Bestätigung.
Kontextmenü & Aufgaben
Gibt es ein Kontextmenü auf Dateien?
Ja. Auf Dateien steht ein umfangreiches Kontextmenü per Rechtsklick zur Verfügung. Das Menü ist fest definiert und kann nicht angepasst werden.
Das Kontextmenü ist in drei Bereichen verfügbar:
- Copilot Dateien-Widget
- DayliteDocs Tab
- Aktivitätshistorie
Wie kann ich Aufgaben aus Dateien heraus erstellen?
Mit DayliteDocs können Sie direkt aus einer Datei heraus eine Daylite-Aufgabe erstellen.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Daylite zum gewünschten Datensatz.
- Öffnen Sie den Copilot und wechseln Sie zum Dateien-Widget.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei.
- Wählen Sie "Aufgabe erstellen".
Es wird ein Entwurf für eine neue Aufgabe erstellt. Als Titel wird der Dateiname verwendet. Die Datei und das verknüpfte Daylite-Objekt werden automatisch an die Aufgabe angehängt.
Einstellungen – Docs2Daylite
Was bedeutet "Originaldatei löschen"?
Diese Option steht in den DayliteDocs-Einstellungen zur Verfügung, wenn "Dokumente an alternativem Ort ablegen" aktiviert ist.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die lokale Originaldatei nach dem Kopieren an den alternativen Speicherort automatisch gelöscht. So wird verhindert, dass Duplikate entstehen – die Datei liegt dann ausschließlich am alternativen Ort vor, und in Daylite ist eine Referenz darauf gespeichert.
Weitere Informationen: Was bedeutet "Dokumente an alternativem Ort ablegen"?
Zugriffsrechte & Verwaltung
Wie geht DayliteDocs mit Zugriffsrechten um?
Die Sichtbarkeit von Dateianhängen in DayliteDocs richtet sich nach den Zugriffsrechten des Elternobjekts in Daylite.
Das bedeutet: Nur Benutzer, die Zugriff auf das übergeordnete Daylite-Objekt (z. B. eine Person, ein Projekt oder eine Chance) haben, können auch die daran angehängten Dokumente in DayliteDocs finden und öffnen.
Kann ich Dateianhänge löschen?
Ja. Um einen Dateianhang in DayliteDocs zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei.
- Wählen Sie "Verschiebe 'Dateiname' in den Papierkorb".
- Bestätigen Sie den Vorgang.
Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig auswählen und löschen.
Hinweis: Um die Datei dauerhaft zu löschen, müssen Sie sie anschließend auch aus dem Daylite Papierkorb entfernen.
Vermeiden Sie es, hunderte von Dateien auf einmal zu löschen, da dies die Performance von Daylite beeinträchtigen kann.
Kann ich die Docs2Daylite Verknüpfung vom Schreibtisch löschen?
Ja. Bei der Installation von DayliteDocs wird eine Verknüpfung (Alias) von Docs2Daylite auf dem Schreibtisch angelegt. Diese Verknüpfung kann bedenkenlos gelöscht werden – die vollständige App im Programme-Ordner bleibt davon unberührt und funktioniert weiterhin.
Sollten Sie auch die Kopie im Programme-Ordner löschen, wird Docs2Daylite beim nächsten Neustart von Daylite automatisch neu angelegt, solange das DayliteDocs-Plugin installiert ist.
Kann die initiale Indexierung auf mehreren Rechnern ausgeführt werden?
Wir empfehlen, die initiale Indexierung nur auf einem Rechner durchzuführen.
Die initiale Indexierung kann je nach Anzahl der vorhandenen Dokumente in Ihrer Daylite-Datenbank sehr lange dauern. Der normale Daylite-Betrieb kann während der Indexierung fortgesetzt werden.