Was ist die Dropbox-Integration?

Dropbox ist ein cloudbasierter Dateispeicher- und Synchronisationsdienst. Mit der Dropbox-Integration im Plugin DayliteDocs können Sie für Personen, Firmen, Projekte und Chancen vorhandene Dropbox-Ordner verlinken oder per Klick in Ihrer Ordner-Struktur neu erstellen. Dropbox-Dateien und -Ordner können als Aufgabe mit Datei-Referenz und Dropbox-Link delegiert werden. Über den öffentlichen Dropbox-Link erhalten Sie direkten Zugriff auf Dateien auch auf Ihrem iPhone und iPad.

Inhaltsverzeichnis

• Einrichtung der Dropbox-Integration
• Erweiterte Einstellungen für Administratoren
• Verwendung der Dropbox-Integration
• Ordner verlinken
• Ordner erstellen
• Arbeiten mit Drop-Zones
• Das Aktionsmenü
• Freigaben verwalten
• Aufgaben mit Dropbox-Link erstellen
• Öffnen mit und Im Finder anzeigen

Einrichtung der Dropbox-Integration

Um die Daylite Integration mit Dropbox nutzen zu können, müssen Sie sich zuerst über DayliteDocs bei Dropbox anmelden:

1. Navigieren Sie zum Plugincenter und öffnen Sie DayliteDocs
2. Klicken Sie auf Dropbox und melden Sie sich dort mit Ihren Dropbox-Daten an.
3. Die Anmeldung erfolgt über ein Pop-Up-Fenster wie im Beispiel oben gezeigt.
4. Klicken Sie in der folgenden Sicherheitsabfrage auf weiter.
5. Der Pfad zum Dropbox-Ordner gibt an, wo sich der Dropbox-Ordner auf Ihrem Mac befindet. Wenn Sie die Dropbox-App verwenden, kann der Speicherort automatisch abgerufen werden.
6. Möchten Sie einen zweiten Dropbox-Account nutzen, um Privates und Berufliches zu trennen, lesen Sie bitte den entsprechenden Artikel auf der Hersteller-Seite.
7. Wenn Sie einen zweiten Ordner anlegen und auf abrufen klicken, erscheint ein Pop-Up, das Sie fragt, ob der Account geschäftlich oder persönlich ist. Es ist wichtig, hier die richtige Auswahl zu treffen.

Erweiterte Einstellungen für Administratoren

Alle folgenden Einstellungen gelten für die gesamte Datenbank und stehen nur Administratoren zur Verfügung.

Automatische Unterordner

Beim Anlegen eines Ordners wird Ihnen die Möglichkeit geboten, die hier definierten Ordner automatisch anzulegen. Die Namen der gewünschten Unterordner können Sie in das vorgesehene Feld eintragen. So können Sie z. B. bei einem neuen Kundenordner jedes Mal die Unterordner Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Projekte mit anlegen.

Dropbox-Links (öffentliche Links)

Für Daylite-Objekte wie Projekte, Firmen, Personen und Chancen können Dropbox-Links erstellt werden, die automatisch in ein Freifeld geschrieben werden. Wählen Sie hier aus, in welche Extrafelder der Dropbox-Link geschrieben werden soll.

In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Sie Freifelder hinzufügen und bearbeiten können.

Finder-Link (lokaler Link)

In diesem Bereich der Einstellungen wählen Sie aus, in welches Freifeld der lokale Link zu einem neu erstellten Ordner geschrieben werden soll.

Verwendung der Dropbox-Integration

Sie finden den Reiter DayliteDocs mit dem Unterbereich Dropbox an zahlreichen Stellen in Daylite, zum Beispiel an Personen, Firmen, Projekten und Chancen.

Wenn Sie die Dropbox-Integration mit einem Datensatz erstmals verwenden, werden Ihnen zwei Aktionen angeboten: Ordner verlinken und Ordner erstellen.

Ordner verlinken

Diese Option ermöglicht das Verknüpfen eines bestehenden Ordners in der Dropbox mit dem ausgewählten Datensatz. Wählen Sie einfach den gewünschten bestehenden Ordner aus, den Sie verknüpfen möchten. Alle im verknüpften Ordner befindlichen Dateien und Unterordner werden als Liste angezeigt.

Auf der rechten Seite finden Sie zudem einen Vorschaubereich.

Ordner erstellen

Diese Option ermöglicht das Erstellen eines Zielordners für diesen Datensatz in der Dropbox. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie den gewünschten Namen und den Zielordner über das kleine Ordnersymbol oben rechts aus. Wenn die verlinkte Firma bereits mit einem Dropbox-Ordner verlinkt ist, wird dieser im Projekt vorausgewählt. Er kann aber manuell ersetzt werden.

Wenn Sie die von Ihnen konfigurierten automatischen Unterordner mit erstellen lassen möchten, aktivieren Sie die Funktion Automatische Unterordner erstellen.

Wenn Sie einen Dropbox-Link gemäß Ihrer Einstellungen in einem Freifeld erstellen lassen möchten, aktivieren Sie die Funktion Dropbox-Link erstellen. 

Nachdem der Zielordner erstellt wurde, werden alle im Ordner befindlichen Dateien und Unterordner angezeigt. Auf der rechten Seite finden Sie zudem einen Vorschaubereich.

Arbeiten mit Drop-Zones

Die Drop-Zones ermöglichen es Ihnen, Dateien aus dem macOS Finder direkt per Drag & Drop der Dropbox hinzuzufügen.

Die Drop-Zone 1 kopiert Dateien in den Hauptordner, Drop-Zone 2 kopiert Dateien in den in der Liste ausgewählten Unterordner.

Das Aktionsmenü

Über die Dropbox-Schaltfläche können Sie ein Menü mit zusätzlichen Funktionen aufrufen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung mit einem Dropbox-Ordner zu löschen, den Dropbox-Ordner umzubenennen, die ausgewählte Datei bzw. den ausgewählten Ordner im Finder anzuzeigen und die Freigabe des Ordners dediziert zu verwalten.

Freigaben verwalten

Aufgaben mit Dropbox-Link erstellen

Wenn Sie in Daylite einen Rechtsklick auf eine Dropbox-Datei oder einen Ordner ausführen, können Sie eine Aufgabe mit passendem Dropbox-Link erstellen lassen. Aktivieren Sie dazu die Dropbox-Link-Funktion am unteren Ende des Aufgaben-Fensters. Der Dropbox-Link wird dann automatisch in das Orts-Feld eingetragen.

Öffnen mit und Im Finder anzeigen

In der unteren rechten Ecke befinden sich die Optionen Öffnen mit und Im Finder anzeigen.

Öffnen mit zeigt Ihnen eine Liste von auf Ihrem Mac installierten Programmen, die diese Datei öffnen können. Wählen Sie hier das Programm aus, mit dem Sie die Datei öffnen möchten.

Im Finder anzeigen zeigt den gewählten Ordner oder die gewählte Datei in Ihrer Dropbox im Finder an.