DayliteDocs ist eine Erweiterung für Daylite, mit der Sie in Daylite gespeicherte oder verknüpfte Dokumente einfacher verwalten können. Fügen Sie Dokumente oder Dateien zu Ihrer Daylite Datenbank hinzu und finden Sie diese mit Hilfe unterschiedlicher Such-Möglichkeiten in Daylite.
Dokumenten-Suche über die Daylite-Suchleiste
Über die bekannte Suchleiste in Daylite können Sie nach Dokumenten von DayliteDocs direkt suchen - entweder über den Dateinamen oder nach dem Inhalt der Datei. Geben Sie hierzu einfach den gewünschten Suchbegriff ein und sehen Sie sich das Dokument in der Vorschau an.
Dokumenten-Suche über DayliteDocs
In der globalen Ansicht von DayliteDocs finden Sie alle Ihre Dateien, Dokumente und Verlinkungen in Daylite. Hier können Sie:
- Dateien suchen
- Dateien filtern
- Mit den Dateien verknüpften Objekte betrachten
- Eine Vorschau von Dokumenten ansehen
- Dokumente mit verfügbaren Programmen/Applikationen auf Ihrem Mac öffnen
- Dokumente miteinander vergleichen
- Bei Word-Dateien direkt zwei Dokumente auf Wortebene miteinander vergleichen (setzt die Benutzung von Microsoft Office for Mac 2008 oder höher voraus)
Hinweis: Jedes in Daylite abgelegte Dokument ist immer mit einem Daylite Datensatz (später auch als "Elternobjekt" bezeichnet) verknüpft. So kann z. B. eine PDF-Datei mit einer E-Mail, einem Projekt oder einem Firmen- oder Personen-Datensatz verbunden sein. Ein Suchbegriff muss mindestens drei Zeichen lang sein.
Detail-Informationen zur Suche über DayliteDocs
Sie gelangen zur globalen Ansicht von Daylite, wenn Sie unter Daylite im linken Menübereich auf "DayliteDocs" klicken.
Die DayliteDocs Ansicht gliedert sich in die folgenden Bereiche:
- Navigationsleiste mit Such- und Filterfunktion sowie der dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten
- Eine Listenübersicht aller Dateien oder jener Dokumente, die den Such- und Filterkriterien entsprechen
- Eine Detailansicht der Elternobjekte ausgewählter Dokumente
- Die Vorschau der ausgewählten Datei mit einer Option zum Öffnen oder Vergleichen von zwei Dokumenten
- Eine Fußleiste mit Informationen über die Anzahl der sichtbaren bzw. selektierten Objekte
Suchen nach Dateien
Beim Aufruf der globalen Ansicht von DayliteDocs werden alle Dateien und Dokumente in Ihrer Daylite-Datenbank als Liste angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, in dieser Ansicht zu scrollen und sich die gewünschte Datei in der Vorschau zu betrachten. Sie können auch nach Dokumenten suchen oder filtern.
Freie Suche
In der Navigationsleiste von Daylite Docs befindet sich ein Suchfeld, in welches Sie einen Suchtext eingeben können.
Die Ergebnisse werden als Tabelle und nach den festgelegten Suchkriterien gruppiert angezeigt. Pro Gruppierung werden maximal 5 Ergebnisse angezeigt. Weitere Ergebnisse lassen sich über die Anzeige "XX mehr" anzeigen.
Hinweis: Die Suchergebnisse sind abhängig von den Einstellungen der Suchkriterien. Generell erfolgt die Suche nach dem Namen der Datei oder des Elternobjektes (bzw. je nach Art deren "Titel" oder "Betreff"). Als Wildcards oder auch Platzhalter können "%" (beliebig viele beliebige Zeichen) oder "_" (ein beliebiges Zeichen) gemäß SQL-Standard genutzt werden. Ein Leerzeichen " " wird als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen angesehen. So findet z.B. "B%e" sowohl "Bäume" als auch "Beute" als auch "Betrachtungsobjekte".
Einstellung der Suchkriterien
Um Ihre Suche einzugrenzen (und auch die Suchgeschwindigkeit zu erhöhen), können Sie vor Eingabe Ihres Suchbegriffes bestimmen, WORIN gesucht werden soll. Hierbei gibt es die Möglichkeit, Ihren Suchbegriff innerhalb der folgenden Elemente zu suchen:
- Namen (Dateinamen)
- Personen (Vor- und Nachname sowie Mittelname, Suffix und Präfix)
- Firmen (Name der Firma)
- Projekte (Projektnamen)
- Chancen (Chancennamen)
- Aufgaben (Titel der Aufgabe)
- Termine (Titel des Termins)
- Notizen (Titel der Notiz)
- E-Mails (Betreff einer E-Mail)
- Inhalte von Dateien (siehe folgenden Abschnitt)
- Inhalte von Notizen & E-Mails (siehe folgenden Abschnitt)
So würde z.B. eine Suche nach "Max" alle Dateien finden, welche im Dateinamen Max als Bestandteil haben; aber auch Dateien, welche direkt mit Personen verknüpft sind, die Max heißen oder Max im Namen beinhalten.
Hinweis: Die Suchgeschwindigkeit wird stark reduziert, wenn Sie beim Suchen von Dokumenten auch im Fließtext von Notizen und E-Mails suchen ("Inhalte von Notizen & E-Mails").
Suchen nach Datei-Inhalten
Die Suche nach Inhalten eines Dokuments funktioniert nur, wenn es sich um ein maschinell erzeugtes PDF handelt (d. h. markierbaren und kopierbaren Text beinhaltet) und dieses von DayliteDocs indexiert wurde. Mit Docs2Daylite hinzugefügte PDF Dokumente sind automatisch indexiert.
Stellen Sie sicher, daß Sie bei den Suchkriterien den Punkt Inhalte von Dateien angehakt haben.
Verlauf Ihrer Suchanfragen
Wenn Sie mehrere Suchen hintereinander durchgeführt haben, können Sie durch den Verlauf Ihrer Suchen steppen. Nutzen Sie hierzu die Navigationspfeile in der Navigationsleiste. Bei längerem Drücken auf einen Pfeil, erscheint eine Liste der letzten bzw. folgenden Suchanfragen.
Filtern
Um Ihre Suche einzugrenzen, können Sie dies mit Hilfe von Filtern tun. Hierzu können Sie direkt nach bestimmten Kriterien wie dem Dateiformat oder dem Speicherort des Dokuments filtern oder über einen Einstellungsdialog Filterkriterien festlegen.
Durch das Filtern von Dateien können Sie z.B. festlegen, sich nur alle auf Ihrem Mac gespeicherten Dateien eines bestimmten Dateityps (Word-Dokumente) anzeigen zu lassen oder nur Dateien zu finden, die in einem bestimmten Datumszeitraum liegen.
Nachträgliches Filtern von Suchergebnissen
Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie Filter setzen. Bewegen Sie hierzu die Maus über eine Spalte mit dem gewünschten Kriterium (z.B. dem Dateiformat). Der Mauszeiger verändert sich zu einem Trichtersymbol. Bei Klick wird das gewünschte Kriterium (z.B. PDF) als Filterkriterium hinzugefügt und oben in der Navigationsleiste mit angezeigt.
Detailansicht und Vorschau
Nachdem Sie über Filter und Suchfunktionen die Datei oder Dokumente gefunden haben, können Sie sich diese anzeigen lassen, zum Elternobjekt springen oder sogar zwei Dokumente miteinander vergleichen.
Mit dem Daylite-Datensatz verlinkte Dokumente
Sobald Sie ein Dokument in der Listenübersicht selektieren, wird in der Detailansicht das mit dem Dokument verlinkte Dayliteobjekt angezeigt.
Sie können nun das Dayliteobjekt ansehen, direkt bearbeiten oder das Objekt in einem neuen Daylite-Fenster/Tab öffnen, um damit weiter zu arbeiten.
Vorschau für die Dokumenten-Suche
Unterhalb der Detailansicht sehen Sie eine Vorschau. Die selektierte Datei wird angezeigt. Sollte es sich bei der Datei um eine digitale Visitenkarte (.vcf) handeln, können Sie direkt Aktionen, wie z.B. auf die Website der Person gehen, ausführen.
Öffnen von Dokumenten und Dateien
Unterhalb des Vorschaufensters befindet sich ein Button zum Öffnen des ausgewählten Dokuments. Jedes Dokument wird dann mit dem für den Dateityp im Betriebsystem hinterlegten Programm geöffnet. Möchten Sie die Datei mit einem anderen Programm öffnen, können Sie dies mit Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Button durchführen und ein Programm aus der Liste wählen.
Vergleichsfunktion von Dokumenten
Wenn Sie zwei Dokumente auf einmal markieren, können Sie diese im Vorschaufenster nacheinander betrachten, indem Sie auf die Pfeiltasten klicken. Über den Button "Vergleichen" öffnet sich eine Vergleichsdarstellung der zwei ausgewählten Dokumente. Handelt es sich bei den zu vergleichenden Dateien um Microsoft Word-Dokumente, werden die Dateien in Word unter Nutzung der integrierten Vergleichsfunktion geöffnet und die Änderungen auf Wortebene dargestellt.