Es kann schwierig sein, Aufgabenbereiche zu übergeben, die Sie bislang erfolgreich betreut haben. Wenn ein Unternehmen wächst, ist es wichtig, Aufgaben zu delegieren.
Mit Daylite können Sie darauf vertrauen, dass Ihre Aufgaben erledigt werden. Delegieren Sie Aufgaben, ohne sie aus dem Blick zu verlieren.
Hier erfahren Sie:
- Wie Sie Aufgaben delegieren und nach Fertigstellung informiert werden
- Wie Sie ein Dashboard für delegierte Aufgaben erstellen
Aufgaben delegieren und nach Erledigung informiert werden
Wie das Sprichwort schon sagt, Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Delegieren Sie Aufgaben und behalten Sie diese im Blick.
Der einfachste Weg, eine Aufgabe zu erstellen, ist die Verwendung der Schaltfläche + Neu. Diese Schaltfläche ändert sich je nachdem, ob Sie sich Aufgaben oder einen anderen Teil von Daylite ansehen. Wenn Aufgaben nicht angezeigt wird, klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben der Schaltfläche + Neu und wählen Sie die Option zum Erstellen einer Aufgabe.
Wenn Ihnen keine Aufgaben angezeigt werden, klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben der Schaltfläche + Neu und wählen Sie Neue Aufgabe.
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie an eine andere Person zu delegieren:
1. Benennen Sie die Aufgabe und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
2. Klicken Sie auf Delegieren.
3. Klicken Sie auf das Menü mit der Bezeichnung delegieren an und wählen Sie dann eine Person aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Über Änderungen benachrichtigen.
5. Klicken Sie auf Delegieren.
6. Klicken Sie auf Sichern.
Wenn eine Aufgabe geändert wird, wie z.B. als erledigt markiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Daylite sowie auf Ihrem Mac, iPhone und iPad als Push-Benachrichtigung.
| Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für Ihre Aufgaben, so dass jeder weiß, was zu tun ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte. |
Erstellen eines Dashboards für delegierte Aufgaben
Benachrichtigungen über erledigte Aufgaben sind hilfreich, aber wenn man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, sollte man noch den Überblick behalten. Smart Lists (Filterlisten) können Ihnen helfen, ein benutzerdefiniertes Dashboard zu erstellen, damit Sie alle offenen Aufgaben sehen können, die Sie delegiert haben.
1. Wählen Sie Alle Aufgaben aus.
2. Klicken Sie oben links auf das blaue Filtersymbol.
3. Setzen Sie den Filter auf Weitergeleitet von und wählen Sie sich aus der Liste der Personen aus
4. Klicken Sie auf +, um einen neuen Filter hinzuzufügen.
Dadurch wird das Fenster Filteraufgaben geöffnet:
Um ein Dashboard für delegierte Aufgaben zu erstellen, erstellen Sie diesen Filter:
1. Ändern Sie das Feld Kategorie und wählen Sie Status aus. Ändern Sie diesen von Beliebige zu Offen.
2. Klicken Sie auf Filterliste sichern.
3. Benennen Sie die Filterliste in Delegierte Aufgaben Dashboard.
Der Filter sollte so aussehen:
| Fügen Sie einen Filter hinzu, um nach einer Person zu suchen. Auf diese Weise können Sie individuelle Dashboards für jede Person in Ihrem Team hinzufügen. |
Nun haben Sie eine Liste von Aufgaben, die Sie delegiert haben und auf deren Erledigung Sie warten. Sie können die angezeigten Informationen anpassen, indem Sie in Aufgaben in die Listenansicht wechseln und weitere Spalten hinzufügen.
Um die Spalten anzupassen, klicken Sie mit ctrl-Klick auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie die Spalten aus, die angepasst werden sollen. Ordnen Sie jede Spalte, indem Sie die Spaltenüberschrift per Drag-and-Drop an ihren Platz ziehen. Sortieren Sie, indem Sie einmal auf die Spaltenüberschrift klicken.
Probieren Sie für das delegierte Dashboard diese Felder aus und ordnen Sie sie an:
1. Name: Name der Aufgabe.
2. Eigentümer: Wer ist verantwortlich?
3. Fälligkeitsdatum: Wann ist die Aufgabe fällig?
4. Erstellt: Wann wurde die Aufgabe erstellt?
| Wenn Sie das Fälligkeitsdatum von bald fällig nach erst später fällig sortieren, können Sie Aufgaben, die überfällig sind oder zuerst fällig werden, priorisieren. |