WebForms ist eine Daylite Erweiterung von iOSXpert, die den Webformular-Dienst Wufoo mit Daylite verbindet. Damit können Webseitenbesucher Formulare ausfüllen, deren Einträge automatisch oder manuell in Daylite importiert werden – inklusive der automatischen Erstellung von Personen, Firmen, Aufgaben, Projekten und Verkaufschancen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist WebForms?
- Wie richte ich WebForms ein?
- Wie generiere ich einen Wufoo API-Key?
- Warum wird mein API-Key regelmässig ungültig?
- Wie erstelle ich ein Wufoo-Formular?
- Wie erstelle ich ein Wufoo Kontaktformular für meine Webseite?
- Wie binde ich Wufoo Formulare ein?
- Wie importiere ich Webseitenformulare in Daylite?
- Was geschieht beim Import von Wufoo Formularen?
- Führt WebForms beim Import eine Duplikatsprüfung durch?
- Welche Daylite Vorgänge können mit WebForms automatisiert werden?
- Wie führe ich mit WebForms ein Skript aus?
- Warum steht mir die Aktion „Person erstellen" nicht zur Verfügung?
Was ist WebForms?
Wufoo ist eine Web-Anwendung, die es jedem ermöglicht, Web-Formulare zu erstellen. Wufoo-Formulare können auf jeder Webseite eingebunden werden. Die abgesendeten Formulare werden in einer von Wufoo automatisch angelegten Datenbank gespeichert und sind von überall aus abrufbar.
WebForms bietet die folgenden Funktionen:
- Die Überführung von Wufoo-Formular-Definitionen in Daylite-Formulare
- Der Import von Wufoo-Formulareinträgen
Der Importvorgang kann mit folgenden Aktionen verknüpft werden:
- Erstellen einer Person in Daylite
- Erstellen einer Firma in Daylite
- Erstellen und Delegieren einer Aufgabe in Daylite
- Erstellen eines Projekts in Daylite
- Erstellen einer Verkaufschance
- Ausführung eines individuellen Skripts
Diesen Objekten können in den WebForms Einstellungen frei wählbare Kategorien und Schlagworte zugeordnet werden.
Der Importvorgang kann nach Belieben automatisch in einem wählbaren Zeitintervall erfolgen oder manuell gestartet werden.
🎬 Wie richte ich WebForms ein?
WebForms ermöglicht es Ihnen, Formulare auf Ihrer Webseite so mit Daylite zu verbinden, dass die Eingaben Ihrer Webseitenbesucher direkt an Ihr Daylite System übergeben werden.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Wufoo in der Daylite App WebForms einrichten.
Um ein Formular mit Hilfe von Wufoo in Daylite zu erstellen, benötigen Sie die Daylite Erweiterung WebForms und einen Account bei Wufoo.
Wenn Sie über einen Wufoo-Account verfügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie auf der Wufoo-Webseite ein Formular mit den gewünschten Feldern.
- Sichern Sie das Formular und wählen Sie im anschließenden Dialog I'm finished. Take me back to Form Manager.
- Navigieren Sie nun auf dem neuen Formular zu More → API Information.
- Kopieren Sie den API-Key mit cmd ⌘+C in Ihre Zwischenablage.
- Wechseln Sie nun in Daylite zu Plug-Ins → WebForms → Einstellungen.
- Tragen Sie mit cmd ⌘+V den kopierten API-Key in das entsprechende Feld ein.
- Zurück im Browser gehen Sie auf der Wufoo-Webseite auf Account → My Account.
- Kopieren Sie die angezeigte Subdomain in Ihre Zwischenablage.
- Gehen Sie in Daylite wieder in die Einstellungen von WebForms und fügen Sie die Subdomain dort ein.
- Die Daten werden mit Grün bestätigt.
Sie können nun den Browser schließen und die Formulare aus Daylite heraus verwalten.
- Gehen Sie dafür unter Plug-Ins → WebForms → Formulare verwalten.
- Setzen Sie den Haken bei dem erstellten Formular, um dieses zu aktivieren.
- Konfigurieren Sie die Aktionen, welche in Daylite bei der Erstellung des Formulars ausgeführt werden sollen.
- Aktivieren Sie WebForms, indem Sie den Schieberegler auf ON stellen.
Sie können in dieser Ansicht auch einstellen, in welchem Intervall Daylite die Daten von Wufoo importieren soll.
Wie generiere ich einen Wufoo API-Key für WebForms?
Mit der Daylite Erweiterung WebForms können Sie Anfragen, die Kunden in ein Web-Formular auf Ihrer Webseite einreichen, an Daylite übergeben, um diese dort weiter zu bearbeiten.
Um den Service Wufoo mit Ihrer Daylite Datenbank zu verbinden, benötigen Sie einen sogenannten API-Key, den Sie in den Einstellungen der Daylite Erweiterung WebForms hinterlegen.
Erstellen Sie für den Webservice Wufoo zunächst einen eigenen Account sowie mindestens ein Formular, um die Daylite Erweiterung WebForms in Verbindung mit Daylite zu nutzen.
Folgen Sie den nachfolgenden Schritten, um einen API-Key für Wufoo zu erhalten:
- Loggen Sie sich auf der Webseite von Wufoo in Ihren Wufoo-Account ein.
-
Sie befinden sich nun in dem Bereich Form Manager.
Hinweis: Erstellen Sie ein Wufoo-Formular, sofern Sie dies noch nicht getan haben. - Wählen Sie nun ein Formular aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Share unterhalb der zum Formular gehörigen Tabellenzeile.
- Sie befinden sich jetzt auf der Seite Share.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche API Information.
- Kopieren Sie den API-Key und fügen Sie diesen unter Plug-Ins → WebForms → Einstellungen ein.
Warum wird mein API-Key regelmässig ungültig und WebForms importiert keine Formulare mehr?
Das Abrufen von Daten über die API hat Wufoo abhängig vom gewählten Plan beschränkt. Beim kostenfreien Wufoo-Plan sind dies 100 Abfragen pro API-Key pro 24 Stunden. Die Abfragen werden pro Formularfeld gezählt. Beim Überschreiten des Limits wird der API-Key ungültig und muss neu generiert werden.
Um das Limit nicht regelmässig zu überschreiten, können Sie entweder das Import-Interval in den WebForms Einstellungen erhöhen oder bei Wufoo einen anderen Plan buchen. Der Plan Starter enthält bereits 10.000 API-Abfragen. Weitere Informationen zu den von Wufoo angebotenen Plänen finden Sie auf der Seite des Dienstleisters.
Um einen ungültig gewordenen Wufoo API-Key zurückzusetzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich auf der Wufoo Webseite an Ihr Konto an.
- Wählen Sie im Reiter Forms bei einem beliebigen Formular in der Spalte More das Dreipunktemenü aus und klicken Sie auf API Information.
- Klicken Sie neben dem angezeigten API-Key auf Reset und bestätigen Sie dies im nächsten Schritt.
- Kopieren Sie den neu generierten API-Key.
- Navigieren Sie in der Menüleiste von Daylite zu Plug-Ins → WebForms → Einstellungen → Account und ersetzen Sie den ungültigen API-Key mit dem zuvor kopierten.
WebForms kann nun wieder Wufoo Formulardaten importieren.
Wie erstelle ich ein Wufoo-Formular?
Mit der Daylite App WebForms können Sie Webseitenformulare des Formulardienstes Wufoo in Daylite importieren. Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen eines Wufoo-Formulars.
Nach der Erstellung Ihres Accounts melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter https://secure.wufoo.com/login/ an. Sie befinden sich nun in der Verwaltungsoberfläche von Wufoo. Hier können Sie Formulare anlegen, bearbeiten und vieles mehr.
| Hinweis: Sie müssen mindestens ein Formular erstellen, bevor Sie WebForms verwenden können. Das Erstellen und Bearbeiten von Formularen in WebForms selbst ist nicht möglich. |
Bei der ersten Erstellung eines Formulars wird auch ein sogenannter API-Key für Sie generiert. Dieser wird neben dem Benutzernamen und dem Passwort benötigt, um WebForms mit Ihrem Wufoo-Account zu verbinden.
- In der Übersicht Forms erstellen Sie über New Form! ein neues Formular.
- Per Drag and Drop können Sie ganz einfach Ihr individuelles Formular zusammenstellen.
- Unter Form Settings ändern Sie den Namen des Formulars.
- Speichern Sie Ihr Formular mit einem Klick auf Save Form.
🎬 Wie erstelle ich ein Wufoo Kontaktformular für meine Webseite?
Um die Daylite Erweiterung WebForms nutzen zu können, benötigen Sie ein kompatibles Webseitenformular. Dieses können Sie beim Onlinedienst Wufoo erstellen.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit Wufoo ein Kontaktformular für Ihre Webseite erstellen.
Über Wufoo können Sie ein Online-Formular erstellen. Anschließend wird das Formular in die eigene Webseite eingebunden. Wufoo bietet hierfür mehrere Optionen, wie beispielsweise einen Shortcode für WordPress, an. Navigieren Sie nach Erstellung des Formulars im Form Manager zum erstellten Formular und wählen Sie Share.
Wie binde ich Wufoo Formulare ein?
Wufoo bietet verschiedene Möglichkeiten, um ein Formular in Daylite einzubinden:
- Direkte Verwendung über die Web-Anwendung: Wufoo generiert für jedes erstellte Formular eine URL, über welche das Formular öffentlich erreicht und ausgefüllt werden kann.
- Einbindung auf einer Webseite: Das Wufoo-Formular wird hierbei beispielsweise auf Ihrer eigenen Homepage integriert.
- Per E-Mail versenden: Der Link zum Formular wird per E-Mail versendet.
- Weitere Möglichkeiten finden Sie auf der Wufoo Webseite im Form Manager unter Share.
In allen Fällen werden die gesendeten Formulareinträge in der von Wufoo angelegten Datenbank gespeichert. Die Datensätze sind anschließend im Browser oder mittels einer speziellen Programmschnittstelle abrufbar. Letztere macht sich WebForms zunutze, um Ihre Formulardaten in Daylite zu importieren.
🎬 Wie importiere ich Webseitenformulare in Daylite?
Mit der Daylite App WebForms können Sie Webseitenformulare des Formulardienstes Wufoo in Daylite importieren.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Formulardaten von Wufoo in Daylite automatisch importieren.
Die Erweiterung WebForms synchronisiert neu angelegte Formulareinträge regelmäßig mit Daylite. Dies geschieht entweder manuell oder automatisiert. Nach erfolgreicher Konfiguration von WebForms wird in Daylite für jedes ausgefüllte Wufoo-Formular eine Kopie als Daylite-Formular erstellt.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie Daylite.
- Wählen Sie in der Menüleiste Plugins → WebForms → Formulare verwalten...
- Manueller Import durch Klick auf Jetzt importieren.
Automatischer Import:
Wählen Sie hierfür in den Einstellungen das gewünschte Zeitintervall und schalten Sie den ON-OFF-Schalter auf 'ON'.
Was geschieht beim Import von Wufoo Formularen?
Beim Import neuer Formulareinträge wird zunächst ein Daylite-Formular erstellt, welches alle Informationen aus dem ursprünglichen Wufoo-Formular enthält.
Abhängig von den gewählten Aktionen werden entsprechende Einträge für Personen, Firmen oder Aufgaben erstellt und miteinander verknüpft.
Führt WebForms beim Import eine Duplikatsprüfung durch?
Die iOSXpert Erweiterung WebForms importiert Ihre Formulareinträge aus der Onlineplattform Wufoo direkt nach Daylite und bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Aktionen – wie das Erstellen einer Person – auszuführen.
WebForms prüft beim Importieren von Wufoo-Formulardaten, ob eine zu importierende Person oder Firma bereits in Daylite vorhanden ist. Dabei werden folgende Kriterien zugrundegelegt:
- Eine Person gilt als bereits vorhanden, sofern Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse in Daylite mit den Daten aus dem Wufoo-Formulareintrag übereinstimmen.
- Eine Firma gilt als bereits vorhanden, sofern der Name in Daylite mit den Daten aus dem Wufoo-Formulareintrag übereinstimmt.
Wird eine Firma oder Person als bereits vorhanden erkannt, so wird kein neuer Kontakt erstellt. Ein neuer Formulareintrag wird dennoch erstellt und mit dem bereits vorhandenen Kontakt verknüpft.
Welche Daylite Vorgänge können mit WebForms automatisiert werden?
Die Daylite Erweiterung WebForms bietet eine Anbindung des Webservice Wufoo an Daylite. WebForms kann bei dem Import von Formulardaten verschiedene Aktionen ausführen.
Um bei einem Formularimport eine Aktion durchzuführen, navigieren Sie in der Menüleiste zu Plug-Ins → WebForms → Formulare verwalten.
Sie können pro Formular entscheiden, was in Daylite importiert werden soll. Basierend auf den importierten Formulardaten können folgende Daylite Datensätze erstellt werden:
- Personen
- Firmen
- Aufgaben
- Projekte
- Verkaufschancen
Zusätzlich ist es möglich, beim Import der Formulardaten ein individuelles Skript auszuführen. Mit einem Skript kann die Funktionalität von WebForms beliebig erweitert werden.
Wie führe ich mit WebForms ein Skript aus?
Die Funktionalität von WebForms kann durch Hinzufügen eines sogenannten Skripts beliebig erweitert werden. Ein Skript können Sie aus der Zwischenablage in das Textfeld in den WebForms Einstellungen einfügen. Durch das Hinzufügen eines Skripts kann z.B. der Importvorgang noch weiter an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
So ist es u.a. möglich, den Namen der Person auch als Name der in Daylite anzulegenden Firma zu verwenden, sofern kein Firmenname im Formular angegeben wurde.
| Hinweis: Zur Erstellung von Skripten ist sowohl Programmiererfahrung als auch eine ausreichende Kenntnis der Daylite-Architektur von Nöten. Sollten Sie Interesse an der Entwicklung eines Skripts haben, senden Sie uns einfach eine E-Mail an hallo@iosxpert.biz – unser Entwicklerteam hilft Ihnen dabei gerne weiter. |
Warum steht mir die Aktion „Person erstellen" nicht zur Verfügung?
Damit die Daylite Erweiterung WebForms beim Import von Wufoo Formulardaten eine Person in Daylite erstellen kann, muss das entsprechende Formular das Fancy Pants Formularfeld Name enthalten. Bei Verwendung des Feldes Single Line Text steht die Aktion Person erstellen nicht zur Verfügung.