Den Inhalt von Gesprächen festzuhalten ist entscheidend, aber wie oft tun wir es tatsächlich? Die meisten versuchen, den Inhalt wichtiger Gespräche auf Papierfetzen festzuhalten, aber das ist nicht unbedingt der richtige Weg.
Daylite macht das Erfassen, Verfolgen und Teilen von Kommunikation einfach, so dass Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.
Hier erfahren Sie:
- Wie Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang erfassen
- Wie Sie die Dauer von Telefonaten erfassen und Notizen festhalten
- Wie Sie festhalten, was in persönlichen Gesprächen besprochen wurde
- Wie Sie sich an den Inhalt vergangener Gespräche erinnern und die Informationen mit Mitarbeitern teilen können
Ob es sich nun um eine E-Mail, einen Telefonanruf oder ein persönliches Gespräch handelt, mit Daylite können sie alle Gesprächsdetails festhalten.
E-Mails
Eine der Funktionen von Daylite ist die Erfassung von E-Mails direkt aus Ihrem Posteingang mit dem Daylite Mail Assistant. Der Daylite Mail Assistant macht das Erfassen und Verknüpfen von E-Mails mit einer Person zum Kinderspiel.
Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Artikel Wie verknüpfe ich eine E-Mail mit einem vorhandenen Daylite-Kontakt?
Vereinfachen Sie die Verknüpfung und Erfassung von E-Mails, indem Sie sie automatisch zu Daylite hinzufügen:
1. Mail öffnen
2. Wählen Sie Mail -> Einstellungen, klicken Sie auf DMA und dann auf Einstellungen
3. Wählen Sie Automatisch, wenn eine E-Mail angesehen oder gesendet wird
Telefonate und persönliche Meetings
Ob ankommend oder ausgehend - es ist einfach, Telefonate zu erfassen und sicherzustellen, dass die Details mit dem richtigen Kontakt verknüpft werden. So müssen Sie sich nicht an alle Details erinnern, wie z.B. worum es bei dem Anruf ging, wie lange Sie telefoniert haben, ob Sie angerufen wurden oder angerufen haben.
In Meetings und Einzelgesprächen werden die meisten Informationen ausgestauscht. Stellen Sie sicher, dass niemand vergisst, was besprochen wurde, indem Sie diese Gespräche in einer Daylite-Notiz festhalten.
1. Klicken Sie auf die Schnellsuchleiste, geben Sie den Namen der Person ein und drücken Sie die Eingabetaste
2. Klicken Sie auf Neue Aufgabe oder Neue Notiz und erstellen Sie eine neue Aufgabe, die mit der Person verknüpft ist
Beispiel für eine Aufgabe:
Füllen Sie die Anrufdetails aus:
- Titel des Anrufs: Ein leicht zu merkender Titel, der später referenziert werden kann
- Notizen zum Anruf: Verwenden Sie das Detailfeld, um Anrufnotizen zu erfassen
- Verknüpfte Elemente: Verlinken Sie alles, was mit dem Anruf zu tun hat
- Typ: Auswahl zwischen eingehenden und ausgehenden Anrufen
- Feld hinzufügen: Fügen Sie zusätzliche Felder wie Typ, Start- und Endzeit hinzu
- Start: Die Zeit, zu der der Anruf gestartet wurde
Wenn die Startzeit ausgefüllt ist, klicken Sie nach Beendigung des Anrufs auf das Kontrollkästchen für die Aufgabe, damit die Gesprächsdauer erfasst wird.
Wenn die Anrufverfolgung einen großen Teil Ihres Workflows ausmacht, können Sie Typ, Start- und Endzeit als Standardfelder für Aufgaben hinzufügen:
1. Wählen Sie Daylite -> Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeitungsmasken.
2. Klicken Sie auf Aufgaben und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für diese Felder.
| Für eine noch leistungsfähigere Anrufaufzeichnung können Sie das Daylite-Plugin Fone&Text von iOSXpert verwenden. |
Beispiel für eine Notiz:
Füllen Sie Ihre Notiz aus:
- Titel der Notiz: Ein gut zu merkender und relevanter Titel
- Verknüpfte Objekte: Verknüpfen Sie z. B. eine Person und/oder eine Firma
- Notizen: Halten Sie die wichtigsten Informationen Ihres Gesprächs fest
Wie kann ich Kommunikation festhalten und teilen?
Wenn Sie die Kommunikation in Daylite festhalten, müssen Sie sich nicht mehr damit beschäftigen, die benötigten Informationen zu finden. Mit einer Personenhistorie in chronologischer Reihenfolge können Sie schnell das finden, was Sie suchen.
Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Artikel Wie verknüpfe ich Daylite-Objekte mit Projekten?
Haben Sie sensible Informationen, die nur Sie oder einige wenige Personen sehen sollten, lesen unseren Artikel Wie kann ich die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben.
Zusammenfassung
Im Alltag ist es häufig schwer, sich an das Wer, Was, Wann, Warum und Wie zu erinnern. Nehmen Sie Gesprächsinformationen in Daylite auf. So können Sie jederzeit darauf zugreifen und sich an Details erinnern.