Daylite ist die Apple CRM- und Projektmanagement-Lösung für Mac, iPhone und iPad. Mit dem Google Kalender Sync verbinden Sie Ihren Daylite-Kalender direkt mit Google Calendar: Termine werden automatisch in beide Richtungen abgeglichen, sodass Sie weiterhin flexibel in Google Calendar arbeiten können, ohne auf die Teamsichtbarkeit, Verknüpfungen und Workflows von Daylite zu verzichten.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Google Kalender Sync?
- Google Kalender Sync einrichten
- Wie funktioniert Google Kalender Sync?
- Google Kalender Sync entfernen
- Eine synchronisierte Kategorie löschen oder deaktivieren
- Häufig gestellte Fragen
Was ist Google Kalender Sync?
Google Kalender Sync ist eine bidirektionale Synchronisation zwischen einem Google-Kalender und einer Daylite-Kategorie. Termine, die in einem synchronisierten Google-Kalender angelegt werden, erscheinen automatisch als Termine in Daylite – und umgekehrt erscheinen Daylite-Termine mit der verknüpften Kategorie im zugehörigen Google-Kalender. Änderungen werden automatisch in beide Richtungen übertragen, es gibt kein festes Zeitintervall: Jede Änderung in einer der beiden Apps löst die Synchronisierung aus.
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Wichtig zu wissen:
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Google Kalender Sync einrichten
Google Kalender Sync für Ihr Unternehmen aktivieren (Admin)
Bevor Benutzer eigene Kalender-Synchronisierungen anlegen können, muss ein Daylite-Administrator die Funktion einmalig für das gesamte Unternehmen freischalten.
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kalenderintegration > Kalender-Sync und klicken Sie auf Kalender-Sync verwalten, oder öffnen Sie direkt my.daylite.app/settings/calendar-sync.
- Klicken Sie auf Kalender-Sync für Ihr Unternehmen aktivieren.
Sind Geräte im Unternehmen noch auf einer nicht unterstützten Daylite-Version, werden Sie aufgefordert, diese entweder zu aktualisieren oder aus dem Unternehmenskonto zu entfernen. Das Entfernen eines Geräts löscht dessen Offline-Datenbank und verhindert eine erneute Anmeldung auf diesem Gerät, bis Daylite aktualisiert wurde. Sobald keine inkompatiblen Geräte mehr vorhanden sind, lässt sich Kalender-Sync aktivieren.
Google Kalender zum Sync hinzufügen
Sobald die Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert ist, richtet jeder Benutzer seine eigenen Synchronisierungen ein:
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kalenderintegration > Kalender-Sync und klicken Sie auf Kalender-Sync verwalten, oder öffnen Sie my.daylite.app/settings/calendar-sync.
- Klicken Sie auf Google-Konto hinzufügen und folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung bei Ihrem Google-Konto.
- Klicken Sie auf Zu synchronisierenden Kalender hinzufügen.
- Wählen Sie einen Google-Kalender und eine Daylite-Kategorie aus, klicken Sie dann auf Weiter.
- Google-Kontakte in Daylite importieren ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Teilnehmer von Google-Terminen nicht automatisch als Daylite-Kontakte angelegt werden sollen.
- Prüfen Sie Ihre Sync-Einstellungen und klicken Sie auf Kalender-Sync hinzufügen.
- Der Sync-Status zeigt zunächst Wird importiert (von Google Calendar nach Daylite) und Wird exportiert (von Daylite nach Google Calendar). Je nach Anzahl der zu synchronisierenden Termine kann dieser Vorgang etwas dauern.
- Sobald der Status auf Zuletzt synchronisiert wechselt, ist der Import abgeschlossen, und die synchronisierten Termine sind in beiden Apps sichtbar.
Google Kalender Sync für Ihr Unternehmen deaktivieren
Nur ein Daylite-Administrator kann Kalender-Sync für das Unternehmen deaktivieren. Dabei werden laufende Synchronisierungen nicht gestoppt – es werden lediglich keine neuen Synchronisierungen mehr zugelassen:
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kalenderintegration > Kalender-Sync und klicken Sie auf Kalender-Sync verwalten, oder öffnen Sie my.daylite.app/settings/calendar-sync.
- Klicken Sie auf Kalender-Sync deaktivieren…
- Bestätigen Sie mit Kalender-Sync deaktivieren.
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Was passiert mit bestehenden Synchronisierungen? Das Deaktivieren von Kalender-Sync stoppt keine bereits laufenden Synchronisierungen. Bereits synchronisierte Termine bleiben in beiden Apps erhalten, und bestehende Synchronisierungen laufen weiter – es werden lediglich keine neuen Kalender-Synchronisierungen mehr zugelassen. Um eine einzelne Synchronisierung tatsächlich zu stoppen, muss die Person, die sie eingerichtet hat, sie entfernen. Siehe Google Kalender Sync entfernen. |
Wie funktioniert Google Kalender Sync?
Wie funktioniert die Zuordnung (Pairing)?
Bei der Einrichtung wählen Sie einen Google-Kalender und eine Daylite-„Termin“-Kategorie, die miteinander synchronisiert werden. Diese Zuordnung legt fest, wo synchronisierte Termine in beiden Apps erscheinen:
- Termine im ausgewählten Google-Kalender erscheinen in Daylite als Termine mit der gewählten Kategorie.
- Daylite-Termine mit der gewählten Kategorie erscheinen im ausgewählten Google-Kalender.
- Änderungen in Daylite oder Google Calendar werden automatisch an die jeweils andere App übertragen.
- Vergangene, zukünftige und neu angelegte Termine sind alle Teil der Synchronisierung.
Was wird synchronisiert – und was nicht?
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Wird synchronisiert
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Wird nicht synchronisiert
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*Teilnehmer: Google-Teilnehmer („Gäste“) werden nach Daylite synchronisiert, die eigentlichen Einladungen werden jedoch weiterhin von Google verwaltet. Teilnehmer, die einem Daylite-Termin hinzugefügt werden, werden nicht nach Google übertragen – so wird verhindert, dass Personen doppelt eingeladen werden. Einladungen werden immer von der App verwaltet, in der der Termin ursprünglich angelegt wurde.
**Erinnerungen: Daylite-Erinnerungen vom Typ „Nachricht“ und „E-Mail“ werden nach Google übertragen, ansonsten verwendet Google seine Standardbenachrichtigung. Google-Benachrichtigungen werden nicht nach Daylite zurück synchronisiert.
Wie viele Kalender kann ich synchronisieren?
Jede Synchronisierung verknüpft genau einen Google-Kalender mit genau einer Daylite-Kategorie. Sie können für jeden eigenen Google-Kalender eine Synchronisierung einrichten. Dabei gelten folgende Regeln:
- Für jeden Ihrer eigenen Google-Kalender muss eine andere Daylite-Kategorie gewählt werden – zwei eigene Kalender können nicht auf dieselbe Kategorie synchronisiert werden.
- Dieselbe Kategorie kann jedoch von mehreren Teammitgliedern verwendet werden. Synchronisieren Sie und ein Kollege jeweils einen Google-Kalender mit der Kategorie „Kundentermine“, ist das erlaubt.
- Es können nur Google-Kalender synchronisiert werden, deren „Besitzer“ Sie selbst sind.
- Wie viele Kalender-Synchronisierungen Sie einrichten können, kann von Ihrem Daylite-Plan abhängen.
Wer kann Google Kalender Sync nutzen?
Google Kalender Sync wird von einem Daylite-Administrator auf Unternehmensebene aktiviert und steht danach allen Benutzern zur Verfügung. Administratoren können die Funktion nicht auf einzelne Benutzer beschränken – sie ist entweder für das gesamte Unternehmen aktiv oder inaktiv. Sobald sie aktiviert ist, verbindet jeder Benutzer sein eigenes Google-Konto und richtet seine eigenen Synchronisierungen ein.
Arbeiten mit synchronisierten Terminen
Einen synchronisierten Termin erstellen
Ein synchronisierter Termin kann sowohl in Daylite als auch in Google Calendar angelegt werden. Er wird automatisch in die jeweils andere App übertragen und lässt sich in beiden bearbeiten. Die App, in der der Termin erstellt wurde, bestimmt, von wo aus externe Einladungen versendet werden und welche Felder anschließend in Daylite bearbeitbar sind.
- In Daylite: Termin anlegen und eine Kategorie wählen, die mit Ihrem Google-Kalender synchronisiert ist.
- In Google Calendar: Termin anlegen und einen Kalender wählen, der mit einer Daylite-Kategorie synchronisiert ist.
Externe Einladungen werden immer von der App aus versendet und verwaltet, in der der Termin ursprünglich erstellt wurde.
Einen synchronisierten Termin bearbeiten
Synchronisierte Termine lassen sich sowohl in Daylite als auch in Google bearbeiten. Wurde ein Termin jedoch in Google erstellt, sind folgende Felder in Daylite nicht editierbar:
- Kategorie
- Besitzer
- Delegierter
- Google Meet-Links
Beim Bearbeiten eines aus Google stammenden Termins in Daylite wird ein Hinweisbanner mit Informationstext angezeigt, welche Felder bearbeitbar sind.
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Kategorie eines synchronisierten Termins ändern Das Ändern der Kategorie eines in Daylite erstellten Termins hat folgende Auswirkungen:
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Konfliktbehandlung
Wird derselbe Termin gleichzeitig in Daylite und Google Calendar geändert oder ändert sich ein Termin, bevor die vorherige Synchronisierung abgeschlossen ist, kann ein Sync-Konflikt entstehen. In diesem Fall setzt sich immer die zuletzt vorgenommene Änderung durch.
Daylite-Objekte mit einem synchronisierten Termin verknüpfen
Datensätze und Aktivitäten lassen sich mit synchronisierten Terminen genauso verknüpfen wie mit regulären Daylite-Terminen. Verknüpfte Objekte erscheinen in der Aktivitätsansicht und geben Ihrem Team den vollen Kontext zu jedem Meeting. Diese Verknüpfungen werden nicht nach Google Calendar übertragen.
Sichtbarkeit von Terminen verwalten
Beim Einrichten eines Google-Kalender-Syncs kann festgelegt werden, dass alle Termine dieses Google-Kalenders bereits vor der Übernahme nach Daylite als „Privat“ markiert werden. Andernfalls sind synchronisierte Termine standardmäßig für das gesamte Daylite-Team sichtbar. Die Berechtigungen jedes einzelnen Termins lassen sich jederzeit anpassen – privat, öffentlich oder sichtbar für bestimmte Personen und Teams. Wie bei jedem privaten Daylite-Termin sehen andere Benutzer weiterhin, dass ein Termin existiert, jedoch nicht dessen Titel oder Details.
Google Kalender Sync entfernen
Das Entfernen einer Kalender-Synchronisierung trennt einen Google-Kalender von der zugehörigen Daylite-Kategorie. Termine werden anschließend nicht mehr zwischen den beiden Apps übertragen, und die Kategorie steht wieder für eine andere Synchronisierung zur Verfügung – oder kann gelöscht werden.
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Wichtig: Beim Entfernen einer Synchronisierung werden Sie gefragt, was mit den bereits synchronisierten Terminen geschehen soll:
Ihr Google-Kalender selbst wird niemals gelöscht oder abbestellt. Sie können nur Synchronisierungen entfernen, die Sie selbst eingerichtet haben. Wird ein Benutzer deaktiviert, entfernt das automatisch alle seine Google Kalender-Synchronisierungen. |
Was passiert, wenn ich eine Synchronisierung entferne?
Kopien der synchronisierten Termine behalten (Standard)
Jeder synchronisierte Termin bleibt sowohl in Daylite als auch in Google Calendar erhalten – Sie behalten also eine vollständige Historie in beiden Apps. Da die Verbindung nicht mehr besteht, wird eine Änderung an der einen Kopie danach nicht mehr an die andere übertragen, wodurch beide Kopien im Lauf der Zeit auseinanderdriften können.
Kopien der synchronisierten Termine löschen
Termine werden aus der App entfernt, in die sie synchronisiert wurden, und bleiben nur in der App bestehen, in der sie ursprünglich erstellt wurden. Keine der beiden Apps behält einen Hinweis darauf, was in der anderen geschah, und alle Daylite-Verknüpfungen, Notizen oder Dateien, die Sie einem aus Google stammenden Termin hinzugefügt hatten, gehen zusammen mit dem Termin verloren.
Bei der Wahl Kopien behalten verlieren Sie nichts – alles bleibt exakt dort, wo es ist, in beiden Apps. Bei Kopien löschen verlieren Sie hingegen die Daylite-Seite von allem, was ursprünglich aus Google stammte: verknüpfte Kontakte, Opportunities, Projekte oder Aufgaben sowie zugehörige Notizen und Dateien werden zusammen mit dem Termin gelöscht. In Daylite ursprünglich erstellte Termine werden dabei nie gelöscht – sie werden lediglich in jedem Fall aus Google Calendar entfernt.
Einen Kalender-Sync entfernen
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kalenderintegration > Kalender-Sync und klicken Sie auf Kalender-Sync verwalten.
- Klicken Sie neben der zu entfernenden Kalender-Synchronisierung auf Löschen.
- Wählen Sie Kopien der synchronisierten Termine behalten oder Kopien der synchronisierten Termine löschen und klicken Sie auf Kalender-Sync löschen.
Die Synchronisierung stoppt sofort, und die zugehörige Kategorie steht direkt für eine neue Synchronisierung zur Verfügung.
Eine Kalender-Synchronisierung eines anderen Benutzers können Sie nicht entfernen – jeder Benutzer verwaltet ausschließlich seine eigenen Synchronisierungen. Hat die Person das Unternehmen verlassen, entfernt das Deaktivieren ihres Daylite-Benutzerkontos automatisch alle ihre Google Kalender-Synchronisierungen.
Google-Konto vollständig trennen
Das Trennen eines Google-Kontos entfernt alle Kalender-Synchronisierungen, die dieses Konto verwenden. Die Schritte entsprechen dem Entfernen einer einzelnen Synchronisierung:
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kalenderintegration > Kalender-Sync und klicken Sie auf Kalender-Sync verwalten.
- Klicken Sie neben dem zu trennenden Google-Konto auf Löschen.
- Wählen Sie Kopien der synchronisierten Termine behalten oder Kopien der synchronisierten Termine löschen und bestätigen Sie.
Das Konto und alle zugehörigen Kalender-Synchronisierungen werden aus Daylite entfernt. Um es erneut zu nutzen, fügen Sie es über Google-Konto hinzufügen wieder hinzu und richten Ihre Synchronisierungen neu ein.
Eine synchronisierte Kategorie löschen oder deaktivieren
Eine Daylite-Kategorie, die mit einem Google-Kalender synchronisiert ist, ist vor dem Löschen geschützt: Daylite blockiert das Löschen, damit die Synchronisierung nicht unbeabsichtigt unterbrochen wird. Um die Kategorie trotzdem zu löschen, müssen zunächst alle mit ihr verbundenen Synchronisierungen entfernt werden.
So löschen Sie eine mit Google Kalender Sync verbundene Kategorie
- Entfernen Sie die Google Kalender-Synchronisierung, die mit der Kategorie verbunden ist.
- Gehen Sie zu Daylite > Einstellungen > Kategorien und wählen Sie die zu löschende Kategorie aus.
- Ist die Kategorie nicht mehr gesperrt, entfernen Sie sie wie gewohnt über die Schaltfläche Minus.
Bleibt die Sperre bestehen, synchronisiert noch ein weiterer Benutzer mit dieser Kategorie. In diesem Fall müssen alle betroffenen Benutzer dieselben Schritte durchführen, bis jede Google Kalender-Synchronisierung zu dieser Kategorie entfernt wurde.
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Alternative zum Löschen Häufig genügt es, die Kategorie umzubenennen oder ihre Farbe zu ändern, ohne eine Synchronisierung zu entfernen. Beachten Sie dabei, dass der neue Name und die neue Farbe auf alle bereits mit dieser Kategorie versehenen Objekte (Termine, Kontakte, Projekte, Aufgaben) sowie auf alle Teammitglieder angewendet werden, die diese Kategorie verwenden – informieren Sie das Team vorher. |
Häufig gestellte Fragen
Warum sehe ich nicht die Option, einen Google-Kalender hinzuzufügen?
Google Kalender Sync wurde für Ihr Unternehmen noch nicht aktiviert. Ein Daylite-Administrator muss die Funktion zunächst freischalten, bevor jemand ein Google-Konto verbinden kann.
Ich bin Administrator, kann Kalender-Sync aber nicht aktivieren
Ein Benutzer in Ihrem Unternehmen nutzt eine nicht unterstützte Daylite-Version. Sie werden aufgefordert, diese zu aktualisieren oder die betreffenden Geräte aus dem Unternehmenskonto zu entfernen. Sobald keine inkompatiblen Geräte mehr vorhanden sind, lässt sich Kalender-Sync aktivieren.
Kann ich einen mit mir geteilten Kalender synchronisieren?
Nein. Es können nur Google-Kalender synchronisiert werden, deren Besitzer Sie selbst sind.
Kann ich mehrere Kalender-Synchronisierungen einrichten?
Ja. Für jeden eigenen Google-Kalender kann eine Synchronisierung eingerichtet werden, solange jede mit einer anderen Daylite-Kategorie verknüpft ist.
Wie lange dauert der erste Import?
Das hängt von der Anzahl der Termine im Kalender ab – bei großen Kalendern kann es etwas dauern. Der Sync-Status zeigt den Fortschritt über „Wird importiert“ und „Wird exportiert“ bis hin zu „Zuletzt synchronisiert“ mit dem Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.
Muss ich meine Google-Kontakte importieren?
Nein. „Google-Kontakte in Daylite importieren“ ist standardmäßig aktiviert, lässt sich bei der Einrichtung aber deaktivieren, falls Google-Teilnehmer nicht als Daylite-Kontakte angelegt werden sollen.
Ich habe die falsche Kategorie zugeordnet. Wie behebe ich das?
Entfernen Sie die Synchronisierung und richten Sie sie mit der gewünschten Kategorie neu ein. Siehe Google Kalender Sync entfernen.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Bei Bedarf. Sobald eine Änderung in Daylite oder Google Calendar vorgenommen wird, startet die Synchronisierung automatisch – es gibt kein festes Intervall. Den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sehen Sie in den Kalender-Sync-Einstellungen.
Werden auch vergangene Termine synchronisiert?
Ja. Alle Termine – vergangene und zukünftige – im Google-Kalender und in der Daylite-Kategorie sind Teil der Synchronisierung.
Was passiert in Daylite, wenn ein Termin in Google Calendar gelöscht wird?
Der Termin wird in Daylite in den Papierkorb verschoben. Sie können ihn über Fenster > Papierkorb in Daylite wiederherstellen.
Wird ein in Daylite in den Papierkorb verschobener Termin auch in Google gelöscht?
Ja. Das Verschieben eines Termins in den Papierkorb in Daylite löscht das entsprechende Ereignis in Google Calendar.
Unterscheidet Google zwischen abgesagten und gelöschten Terminen?
Nein. Google behandelt gelöscht und abgesagt gleich. In beiden Fällen wird der Termin in Daylite in den Papierkorb verschoben.
Kann es zu doppelten Terminen kommen?
Bei normaler Nutzung sollten keine Duplikate entstehen, da jede Synchronisierungsregel genau einen Google-Kalender mit einer Daylite-Kategorie verbindet und beide Seiten dabei im Abgleich hält. Sollten dennoch Duplikate auftreten, wenden Sie sich an unser Support-Team.
Was passiert mit meinen Terminen, wenn ich eine Kalender-Synchronisierung entferne?
Sie werden gefragt, ob die synchronisierten Termine in beiden Apps erhalten bleiben oder die synchronisierten Kopien gelöscht werden sollen. Siehe Google Kalender Sync entfernen.
Kann ich eine Synchronisierung nach dem Entfernen später erneut einrichten?
Ja. Haben Sie beim Entfernen Kopien löschen gewählt, sind zuvor hinzugefügte Daylite-Verknüpfungen an Google-Terminen unwiederbringlich verloren. Haben Sie Kopien behalten gewählt, versucht Daylite, die alten Termine mit den zurückkehrenden abzugleichen – bei einer verpassten Zuordnung kann derselbe Termin doppelt im Kalender erscheinen.
Löscht das Entfernen einer Synchronisierung meinen Google-Kalender?
Nein. „Kopien löschen“ entfernt nur die Termine, die Daylite dort angelegt hat. „Kopien behalten“ verändert nichts in Google.
Warum kann ich eine synchronisierte Kategorie nicht löschen?
Synchronisierte Kategorien sind vor dem Löschen geschützt, damit eine Google Kalender-Synchronisierung nicht versehentlich unterbrochen wird. Das Löschen der Kategorie würde die Synchronisierung für alle damit verbundenen Personen stillschweigend beenden. Sobald alle mit der Kategorie verbundenen Synchronisierungen entfernt wurden, kann sie wie gewohnt gelöscht werden.
Wie finde ich heraus, wessen Google-Kalender mit einer Kategorie synchronisiert sind?
Wählen Sie die Kategorie in den Daylite-Kategorieeinstellungen aus. Das Feld Kalender-Sync zeigt die damit verbundenen Kalender; über das Dropdown-Menü sehen Sie jeden einzelnen verbundenen Kalender.
Ein Kollege, der mit dieser Kategorie synchronisiert war, hat das Unternehmen verlassen – bin ich jetzt blockiert?
Nein. Das Deaktivieren des Benutzerkontos entfernt automatisch alle seine Google Kalender-Synchronisierungen, einschließlich der Sperre auf der Kategorie.
Muss ich die Kategorie überhaupt löschen?
Oft nicht. Sie können sie stattdessen umbenennen oder ihre Farbe ändern, ohne eine Synchronisierung anzufassen – denken Sie nur daran, dass die Änderung auf alles bereits mit der Kategorie versehene und auf alle Nutzer der Kategorie wirkt.
Werden meine Kalenderdaten mit Dritten geteilt?
Google Kalender Sync verbindet Ihr Google-Konto direkt mit Ihrem Daylite-Konto. Daylite gibt Ihre Kalenderdaten nicht an Dritte weiter. Details zum Umgang von Google mit Ihren Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.